V Accace se automatizaci a robotizaci procesů věnujeme již řadu let. Nové technologie aktivně využíváme v mnoha oblastech a interních činnostech, ať již při přípravě daňových přiznání či automatizaci HR a mzdových procesů. Velmi přínosnou je také digitalizace smluvní agendy.

Moderní řízení smluvní dokumentace kombinuje používání správně nastavených vzorů smluv a kvalitního IT nástroje, v němž se smlouvy připravují, podepisují i archivují. Výhodou je značná úspora času, omezení chybovosti a celkové zvýšení efektivity při přípravě a evidenci potřebných dokumentů.

Příprava a správa smluv – proč ji modernizovat?

• Zaměstnanci používají aktuální vzory, které odpovídají současným potřebám společnosti i platné legislativě.
• Jednoduchá a rychlá příprava smluv i navazujících dodatků.
• Výrazné omezení rutinní administrativní práce.
• Snadné vyhledávání podepsaných smluv.
• Nastavení úrovní přístupů k šablonám a uloženým smlouvám dle potřeb vaší společnosti.
• Možnost digitálních podpisů všech smluvních stran bez nutnosti smlouvy tisknout (včetně iniciál pro schvalovatele – např. právníků či odpovědných osob nepodepisujících smlouvu).
• Využití statistik z uložených dokumentů.
• Vše v kombinaci s možností provést ve smlouvách výrazné úpravy, pokud je to z obchodního hlediska nutné.

Práce se smlouvami je tak rychlá, bezpečná a ekologická!

Kdy je výhodné přípravu smluvních dokumentů modernizovat?

• Největší přínos má modernizace při větším množství relativně obdobných smluv.
• Nejčastěji se jedná o smlouvy se zákazníky společnosti, v rámci HR oddělení (pracovněprávní dokumentace a dodatky), dále také v případě pravidelných dodavatelů.

Jak probíhá digitalizace a automatizace smluvní dokumentace s Accace?

Náš implementační tým se skládá ze špičkových právníků advokátní kanceláře Accace Legal a specialistů na využívaný IT nástroj.

• Nejprve si s námi určíte postup, jak digitalizaci provést. Jde zejména o pořadí smluv k digitalizaci – obvykle se začíná jednoduchou smlouvou a až po získání zkušeností s ovládáním systému se digitalizují další smlouvy.
• Smlouvy, které mají být digitalizovány, zrevidují a upraví naši experti se znalostí aktuální legislativy i optimálního nastavení variabilních komponentů smluv.
• Finální verze vzorů smluv jsou zadány do IT nástroje tak, aby bylo dosaženo kombinace rychlé přípravy smluv a potřebné míry flexibility (verzí smluv je zpravidla více, včetně přípravy dodatků).
• Zaměstnancům připravujícím smlouvy jsou nastavena příslušná oprávnění a umožněn přístup do archivu.
• Nakonec vám nastavíme workflow elektronického podepisování smluv, na míru vaší společnosti.

V Accace jsme tímto procesem modernizace sami prošli a systém neustále rozšiřujeme o nové typy smluv. Díky našim praktickým zkušenostem jsme schopni velmi dobře porozumět vašim potřebám.

Můžete tak bez obav svěřit modernizaci systému smluvní dokumentace do rukou našeho týmu.

Jan Najman

Legal Partner in charge | Accace Legal s.r.o., advokátní kancelář

Domluvit online schůzku