Digitalizace a automatizace smluvní dokumentace

V Accace se automatizaci a robotizaci procesů věnujeme již řadu let. Nové technologie aktivně využíváme v mnoha oblastech a interních činnostech, ať již při přípravě daňových přiznání či automatizaci HR a mzdových procesů. Velmi přínosnou je také digitalizace smluvní agendy.

Moderní řízení smluvní dokumentace kombinuje používání správně nastavených vzorů smluv a kvalitního IT nástroje, v němž se smlouvy připravují, podepisují i archivují. Výhodou je značná úspora času, omezení chybovosti a celkové zvýšení efektivity při přípravě a evidenci potřebných dokumentů.

Příprava a správa smluv – proč ji modernizovat?

• Zaměstnanci používají aktuální vzory, které odpovídají současným potřebám společnosti i platné legislativě.
• Jednoduchá a rychlá příprava smluv i navazujících dodatků.
• Výrazné omezení rutinní administrativní práce.
• Snadné vyhledávání podepsaných smluv.
• Nastavení úrovní přístupů k šablonám a uloženým smlouvám dle potřeb vaší společnosti.
• Možnost digitálních podpisů všech smluvních stran bez nutnosti smlouvy tisknout (včetně iniciál pro schvalovatele – např. právníků či odpovědných osob nepodepisujících smlouvu).
• Využití statistik z uložených dokumentů.
• Vše v kombinaci s možností provést ve smlouvách výrazné úpravy, pokud je to z obchodního hlediska nutné.

Práce se smlouvami je tak rychlá, bezpečná a ekologická!

Kdy je výhodné přípravu smluvních dokumentů modernizovat?

• Největší přínos má modernizace při větším množství relativně obdobných smluv.
• Nejčastěji se jedná o smlouvy se zákazníky společnosti, v rámci HR oddělení (pracovněprávní dokumentace a dodatky), dále také v případě pravidelných dodavatelů.

Jak probíhá digitalizace a automatizace smluvní dokumentace s Accace?

Náš implementační tým se skládá ze špičkových právníků advokátní kanceláře Accace Legal a specialistů na využívaný IT nástroj.

• Nejprve si s námi určíte postup, jak digitalizaci provést. Jde zejména o pořadí smluv k digitalizaci – obvykle se začíná jednoduchou smlouvou a až po získání zkušeností s ovládáním systému se digitalizují další smlouvy.
• Smlouvy, které mají být digitalizovány, zrevidují a upraví naši experti se znalostí aktuální legislativy i optimálního nastavení variabilních komponentů smluv.
• Finální verze vzorů smluv jsou zadány do IT nástroje tak, aby bylo dosaženo kombinace rychlé přípravy smluv a potřebné míry flexibility (verzí smluv je zpravidla více, včetně přípravy dodatků).
• Zaměstnancům připravujícím smlouvy jsou nastavena příslušná oprávnění a umožněn přístup do archivu.
• Nakonec vám nastavíme workflow elektronického podepisování smluv, na míru vaší společnosti.

V Accace jsme tímto procesem modernizace sami prošli a systém neustále rozšiřujeme o nové typy smluv. Díky našim praktickým zkušenostem jsme schopni velmi dobře porozumět vašim potřebám.

Můžete tak bez obav svěřit modernizaci systému smluvní dokumentace do rukou našeho týmu.