Digitalizace a automatizace smluvní dokumentace
V Accace se automatizaci a robotizaci procesů věnujeme již řadu let. Nové technologie aktivně využíváme v mnoha oblastech a interních činnostech, ať již při přípravě daňových přiznání či automatizaci HR a mzdových procesů. Velmi přínosnou je také digitalizace smluvní agendy.
Moderní řízení smluvní dokumentace kombinuje používání správně nastavených vzorů smluv a kvalitního IT nástroje, v němž se smlouvy připravují, podepisují i archivují. Výhodou je značná úspora času, omezení chybovosti a celkové zvýšení efektivity při přípravě a evidenci potřebných dokumentů.
Příprava a správa smluv – proč ji modernizovat?
- Zaměstnanci používají aktuální vzory, které odpovídají současným potřebám společnosti i platné legislativě.
- Jednoduchá a rychlá příprava smluv i navazujících dodatků.
- Výrazné omezení rutinní administrativní práce.
- Snadné vyhledávání podepsaných smluv.
- Nastavení úrovní přístupů k šablonám a uloženým smlouvám dle potřeb vaší společnosti.
- Možnost digitálních podpisů všech smluvních stran bez nutnosti smlouvy tisknout (včetně iniciál pro schvalovatele – např. právníků či odpovědných osob nepodepisujících smlouvu).
- Využití statistik z uložených dokumentů.
- Vše v kombinaci s možností provést ve smlouvách výrazné úpravy, pokud je to z obchodního hlediska nutné.
Práce se smlouvami je tak rychlá, bezpečná a ekologická!
Kdy je výhodné přípravu smluvních dokumentů modernizovat?
- Největší přínos má modernizace při větším množství relativně obdobných smluv.
- Nejčastěji se jedná o smlouvy se zákazníky společnosti, v rámci HR oddělení (pracovněprávní dokumentace a dodatky), dále také v případě pravidelných dodavatelů.
Jak probíhá digitalizace a automatizace smluvní dokumentace s Accace?
Náš implementační tým se skládá ze špičkových právníků advokátní kanceláře Accace Legal a specialistů na využívaný IT nástroj.
- Nejprve si s námi určíte postup, jak digitalizaci provést. Jde zejména o pořadí smluv k digitalizaci – obvykle se začíná jednoduchou smlouvou a až po získání zkušeností s ovládáním systému se digitalizují další smlouvy.
- Smlouvy, které mají být digitalizovány, zrevidují a upraví naši experti se znalostí aktuální legislativy i optimálního nastavení variabilních komponentů smluv.
- Finální verze vzorů smluv jsou zadány do IT nástroje tak, aby bylo dosaženo kombinace rychlé přípravy smluv a potřebné míry flexibility (verzí smluv je zpravidla více, včetně přípravy dodatků).
- Zaměstnancům připravujícím smlouvy jsou nastavena příslušná oprávnění a umožněn přístup do archivu.
- Nakonec vám nastavíme workflow elektronického podepisování smluv, na míru vaší společnosti.
V Accace jsme tímto procesem modernizace sami prošli a systém neustále rozšiřujeme o nové typy smluv. Díky našim praktickým zkušenostem jsme schopni velmi dobře porozumět vašim potřebám.
Můžete tak bez obav svěřit modernizaci systému smluvní dokumentace do rukou našeho týmu.
E-mail: karel.rysavy@accace.com
Telefon: +420 727 809 839