Datové schránky představují bezpečný a státem garantovaný elektronický komunikační portál. Jeho prostřednictvím lze komunikovat s úřady, soudy či jinými subjekty, a to včetně subjektů soukromoprávních. Prozatím povinnost mít zřízenou datovou schránku mají všechny orgány veřejné moci, právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a představitelé tzv. svobodných povolání – například advokáti, insolvenční správci, auditoři či daňoví poradci. Od 1. ledna 2023 však dojde ke změně. Nově budou datové schránky automaticky zřizovány také všem podnikatelům a zbytku právnických osob, které dosud povinností mít zřízenou datovou schránku nedisponovaly.

Kdo bude nově držitelem datové schránky?

Největší část nových držitelů datových schránek budou představovat fyzické podnikající osoby, tzn. OSVČ či živnostníci. A to i v případě, kdy mají pozastavenou živnostenskou činnost. Pokud tyto osoby mají již zřízenu datovou schránku z postavení fyzických osob, bude jim k ní (dle nové povinnosti) muset být zřízena ještě jedna, a to z postavení podnikatelů.

Datové schránky budou nově zakládány i všem nepodnikajícím právnickým osobám. Tedy zejména nadacím, obecně prospěšným společnostem, společenstvím vlastníků jednotek, svěřenským fondů, spolkům či různým sdružením.

Původní verze novely zákona počítala také s automatickým zřizováním datových schránek fyzickým osobám, které používají elektronickou identitu občana (prostředek v systému národního bodu NIA). Od tohoto pravidla se však upustilo, neboť bylo vnímáno jako příliš přísné. Nepodnikajícím fyzickým osobám proto bude datová schránka zřízena pouze na jejich žádost.

Jak zjistím, že mi byla datová schránka zřízena, a jak se do ní přihlásím?

Ke zřizování datových schránek bude docházet postupně v průběhu ledna až března 2023.

Subjektům budou po automatickém zřízení zaslány přístupové údaje dopisem do vlastních rukou. Je však třeba si dát pozor na to, že datové schránky budou zpřístupněny, i pokud si přístupové údaje v dopise nevyzvednou a do datové schránky se nikdy nepřihlásí.

Pokud již datovou schránkou jako fyzická osoba disponujete, přístupové údaje do nové datové schránky budou zaslány místo dopisu právě sem. Bohužel však datové schránky nepůjdou sloučit do jedné, jelikož s každou z nich budete navenek vystupovat jako jiný typ subjektu, jako fyzická osoba a jako podnikatel.

Co se týká samotné aktivace datové schránky, datová schránka bude aktivována buď samotným přihlášením, nebo automaticky po 15 dnech od jejího zřízení, pokud k takovému přihlášení nedojde.

Pozor na fikci doručení

Přijaté datové zprávy se po přihlášení uchovávají po dobu 90 dní. Poté dojde k jejich smazání. Pokud se do datové schránky daná osoba nepřihlásí, bude datová zpráva uložena nejdéle po dobu 3 let.

Co je však podstatné a čemu je třeba pro předejití nepříznivých důsledků věnovat pozornost, je změna v doručování a s tím spojená fikce doručení. Datová zpráva se jak v rámci soukromoprávní komunikace, tak i komunikace s orgány veřejné moci bude považovat za doručenou v okamžiku, kdy dojde k přihlášení do datové schránky. Pokud však k takovému přihlášení nedojde, datová zpráva se považuje za doručenou 10. dnem od jejího dodání, jedná se o tzv. fikci doručení. Pakliže 10. den připadne na víkend či státní svátek, nebude na základě nedávného rozhodnutí Nejvyššího správního soudu docházet k jejímu automatickému fiktivnímu doručení. Fikce doručení tak připadne až na nejbližší následující pracovní den, a to s platností od 1. ledna 2023.

Doporučujeme si proto nastavit systém notifikací pro nově příchozí datové zprávy, aby se předešlo hrozbě nebezpečí z prodlení.

Datové schránky by se tak postupem času měly stát zcela běžným a důvěryhodným komunikačním portálem mezi jednotlivými podnikateli a organizacemi. Svojí menší finanční nákladností a větší pohodlností by mohly i zcela nahradit doporučené dopisy.

V případě zájmu vám rádi nabídneme službu správy vaší datové schránky, a to s vlastními přístupovými údaji. O přijatých datových zprávách vás budeme vždy včas informovat, mimo to budeme zajišťovat i jejich bezpečné archivování.

Lenka Brummerová

Corporate Services Manager | Accace Legal s.r.o., advokátní kancelář

E-mail : 

Telefon : 

+420 776 030 774

Domluvit online schůzku