Časté změny v záležitostech vašich pracovníků? S námi je zvládnete

Abychom vyhověli náročným požadavkům našich zákazníků v oblasti zpracování mezd a komplexních HR služeb, vyvíjíme vlastní technologii. Uživatelsky přívětivý portál umožňuje sebeobsluhu zaměstnanců a tím zjednodušuje práci HR oddělení.

Díky tomu, že jsme se vydali cestou vývoje vlastního řešení, nemusíme spoléhat na externí dodavatele a okamžitě reagujeme na potřeby našich klientů. V oblasti mezd a personalistiky je extrémně důležitý soulad mzdového portálu s legislativou. Vzhledem k tomu, že disponujeme sehraným týmem expertů z oblasti mezd, účetnictví, daní a práva, můžeme na legislativní změny reagovat velmi rychle a ihned je implementovat.

Využijte online portál a veďte zaměstnance k samostatnosti

Co je největší žrout času a zdrojů vašeho HR oddělení? Papírování? Pomoc zaměstnancům s plánováním a evidencí docházky? Přijímání nových pracovníků? Mají vaši personalisté kromě těchto neodkladných záležitostí čas řešit důležité strategické HR otázky?

Outsourcing mezd a personalistiky od Accace plně nahradí práci interního mzdového oddělení při zachování pohodlí a péče, na kterou jsou vaši zaměstnanci zvyklí. Samoobslužný online portál navíc umožní zaměstnancům řešit množství záležitostí samostatně, aniž by museli žádat o pomoc HR tým.

Samoobslužný portál pro zaměstnance a HR týmy: větší svoboda, přehlednost a kontrola

Zaměstnanci mají v portálu přístupné výplatní pásky, vyplňují podklady pro roční zúčtování daně, žádají o dovolenou, zadávají žádosti o služební cesty nebo jejich vyúčtování. Záleží jen na vás, co vše si přejete v portálu využívat.

HR týmům nabízí zaměstnanecký portál mnohem více než jen správu dokumentů a schvalovací workflow. Obsahuje moduly pro nástupy a odchody zaměstnanců, evidenci a schvalování docházky, správu benefitů, hodnocení, vzdělávání, dotazníky a mnoho dalšího.

Prostředí portálu je uživatelsky přívětivé, takže si s ním jednoduše poradí zaměstnanci i manažeři. Je personalizované a přizpůsobené jednotlivým uživatelům. Přístup k datům je zabezpečený jménem a heslem, s individuálním nastavením práv.

Neomezený přístup

Portál provozujeme v cloudovém prostředí, takže je uživatelům dostupný bez omezení. Důležité záležitosti můžete vyřizovat odkudkoli, z jakéhokoli mobilního zařízení, takže jak zaměstnanci, tak váš tým personalistů, mají 24 hodin denně, 7 dní v týdnu přístup ke všem potřebným informacím online.

Prostředí mzdového portálu: Moduly a funkcionality

Všechny HR a mzdové podklady se zadávají a schvalují na portálu. Data jsou strukturovaná a řazená dle typu, roku, měsíce a dalších požadovaných kritérií. Díky logování aktivit lze dohledat všechna workflow a aktivity dle specifikovaných dat a složek. Schvalovací proces funguje na základě předem definovaných workflow. Díky systému automatických e-mailových upozornění vám nic neunikne.

Zaheslované výplatní pásky jsou přístupné všem zaměstnancům na jejich osobních účtech, archivovány v osobních složkách. Na nově vystavenou výplatní pásku upozorní zaměstnance e-mailová notifikace. Všechny požadavky, včetně otázek spojených s aktuální výplatnicí, mohou zaměstnanci směřovat přímo na mzdovou účetní nebo pracovníka HR prostřednictvím integrovaného helpdesku.

Hlavní funkcionality mzdového portálu:

• Výměna mzdových dat.
• Distribuce a archivace výplatních pásek.
• Řešení požadavků prostřednictvím online helpdesku.
• Online mzdové a HR přehledy a kompletní archiv reportů a mzdových výstupů.

Prostředí HR portálu: Moduly a funkcionality

Personální a HR agenda pohlcuje spoustu času a úsilí, stále převažuje osobní komunikace a spolupráce. Navíc byrokratické a legislativní požadavky často vedou k zavalení personálního oddělení papíry a obíhání pracoviště s vytištěnými dokumenty. To vše je neefektivní a obtěžující.

Rigidní HR systémy, které nezohledňují konkrétní potřeby jednotlivých firem, přestávají společnostem se složitými nebo specifickými interními požadavky stačit. Také nároky zaměstnanců jsou stále vyšší – preferují interaktivní online komunikaci, správu personálních otázek v samoobslužném, uživatelsky příjemném prostředí.

Náš portál nabízí neomezené možnosti díky modulům, které zahrnují:

• Správu osobních složek.
• Přípravu smluv a dalších dokumentů pro zaměstnance.
• Přípravu ročního zúčtování daně.
• Administraci benefitů.
• Plánování a vyúčtování pracovních cest.
• Plánování a evidenci docházky

Správa osobních složek

Rozhraní je přizpůsobené potřebám zákazníka, takže se díky jednoduché navigaci snadno dostanete ke všemu potřebnému. Struktura složek je flexibilní, s předem definovanými rolemi a workflow. Uložení a export dat je možný v různých formátech a neomezené velikosti. Díky logování aktivit snadno dohledáte historii dokumentů. Termíny a úkoly hlídá integrovaný systém e-mailových upozornění.

Díky efektivní online výměně dat a samoobslužným funkcím lze jednoduše spravovat i složitější HR procesy, jako jsou nástupy zaměstnanců, příprava smluv a dalších dokumentů v průběhu celého zaměstnaneckého poměru nebo příprava ročního zúčtování daně.

Správa benefitů

Modul pro správu benefitů lze plně přizpůsobit potřebám jednotlivých společností s ohledem na typy, termíny a podmínky čerpání benefitů, jejich přidělování konkrétním zaměstnancům, sledování limitů a mnoho dalšího. V předem nastavené struktuře můžete kolegům okamžitě nabídnout jak plošné zaměstnanecké výhody, tak specifické benefity s přizpůsobenými schvalovacími procesy. HR oddělení má na jednom místě k dispozici aktuální informace a přehledy dostupných, požadovaných a využívaných benefitů.

Plánování a vyúčtování pracovních cest

Kdyby si firmy měly vybrat jen jedinou oblast pro samoobslužnou správu, nejspíš by vyhrála administrace služebních cest. Plánováním a vyúčtováním pracovních cest v jediném nástroji od začátku až do konce ušetříte lidem spoustu času a energie a budete mít jistotu souladu s interními pravidly i aktuální legislativou.

Pracovník prostřednictvím portálu zadá požadavek na pracovní cestu včetně plánovaných výdajů na ubytování, jídlo a další. Systém generuje formulář vyúčtování, žádost okamžitě odchází ke schválení příslušnému manažerovi. Všechna upozornění přicházejí pracovníkům do e-mailu. Jakmile jsou výdaje na služební cesty schválené, všechna data mohou být nahrána přímo do účetního systému.