Návštěva lékaře a zahájení dočasné pracovní neschopnosti
Zaměstnanec se dostaví k lékaři, který po vyšetření zjistí, že zaměstnanec není schopen vykonávat své zaměstnání.
Lékař bude mít na výběr dva plnohodnotné způsoby, jak eNeschopenku vystavit, a to ve svém lékařském softwaru nebo v bezplatné webové aplikaci na ePortálu ČSSZ. Technické řešení nebude vyžadovat po lékařích využití elektronického podpisu ani žádného nového identifikátoru, bude využit systémový certifikát vydaný Státním ústavem pro kontrolu léčiv, který již lékaři používají pro potřeby eReceptu.
Ať již lékař použije speciální software či webovou aplikaci ePortálu ČSSZ, předvyplní se mu z registrů ČSSZ eNeschopenka s osobními údaji pacienta, včetně údajů o zaměstnavateli. Lékař doplní pouze diagnózu, datum vzniku pracovní neschopnosti, příp. další doplňující údaje.
Lékař elektronicky zašle první díl eNeschopenky – Hlášení o vzniku dočasné pracovní neschopnosti – příslušné SSZ. Současně vytiskne druhý díl eNeschopenky – Průkaz práce neschopného pojištěnce (jedna strana formátu A5). Tento tiskopis dostane zaměstnanec a slouží pro záznamy kontrol ze strany ošetřujícího lékaře, ze strany ČSSZ a dále pro vyznačení potvrzení o trvání pracovní neschopnosti a jejím ukončení. Zaměstnanec jej nikam neodnáší, nepředává jej zaměstnavateli, nechává si jej pro uvedené účely. Pokud zaměstnavatel požádal o zasílání notifikací (viz bod „Informace, které bude mít zaměstnavatel k dispozici“ níže), dojde po odeslání hlášení ošetřujícího lékaře ČSSZ zároveň i k zaslání notifikace zaměstnavateli. Jinak bude notifikace zaslána neprodleně po zpracování hlášení v systémech ČSSZ (po verifikaci údajů) a případném došetření zaměstnancem SSZ.
Prokázání nemoci zaměstnance zaměstnavateli
Povinnost zaměstnance neprodleně informovat o své dočasné pracovní neschopnosti zaměstnavatele zůstává nezměněna. Zaměstnanec tak učiní způsobem předepsaným (obvyklým) u daného zaměstnavatele, tj. e-mailem, telefonicky atp. Pokud vnitřní předpisy zaměstnavatele vyžadují předložení neschopenky, je s ohledem na jejich zrušení vhodné, aby zaměstnavatelé upravili, jakým způsobem má zaměstnanec svou pracovní neschopnost nahlásit. Ověřit tvrzení zaměstnance budou zaměstnavatelé moci jednoduše elektronicky (viz k tomu dále).
Informace, které bude mít zaměstnavatel k dispozici přes ePortál ČSSZ
Nicméně zaměstnavatel ohledně informace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti již nebude odkázán pouze na aktivitu zaměstnance. Zaměstnavatel bude mít nově k dispozici dva způsoby pro získání informací o dočasných pracovních neschopnostech svých zaměstnanců, a to prostřednictvím klientské zóny na ePortálu ČSSZ.
Zde budou pro přihlášené uživatele nabízeny dvě služby, a to:
- Služba pro ověření či stažení údajů o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců:
Informace bude možné stahovat prostřednictvím datových schránek. Nadto pro zaměstnavatele, kteří chtějí s eNeschopenkami pracovat přímo ve svém softwaru, bude zřízena nová služba „Data zaměstnavatelům o dočasné pracovní neschopnosti“, která bude fungovat přes kanál VREP (APEP), tj. kanál v současnosti provozovaný pro příjem elektronických podání. Tato služba by měla umožnit průběžně automatizovaně stahovat do mzdového či personálního softwaru informace o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců. Způsob zapracování do software zaměstnavatele pak záleží na dodavateli tohoto systému.
Z tohoto informačního kanálu by měl zaměstnavatel získat nejen údaje o vzniku, trvání a zániku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance, ale rovněž aktuální údaje o místě pobytu zaměstnance v době dočasné pracovní neschopnosti a povolených vycházkách.
Výstup by měl umožnit uložit soubor jako PDF, příp. XML.
- Zasílání automatických elektronických notifikací o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců:
Na žádost podanou prostřednictvím ePortálu ČSSZ je automaticky trvale zasílána informativní zpráva o vzniku, změně či ukončení dočasné pracovní neschopnosti, a to dle volby uživatele buď na email, kam je zasílána pouze informativní obecná zpráva, že došlo ke změně, kterou po té může zaměstnavatel ověřit ve službě dle předešlého bodu, či do datové schránky, kam je zasílána již komplexní informace ve formě PDF či XML.
Neověřená informativní zpráva je zasílána bezprostředně poté, co ČSSZ obdrží elektronicky informaci od lékaře o uznání dočasné pracovní neschopnosti.
Po zpracování jednotlivých hlášení eNeschopenky a došetření zaměstnancem ČSSZ pak budou zaměstnavateli odeslány kvalifikované výpisy z prvního dílu, ze třetího dílu, potvrzení o trvání neschopnosti a vybrané údaje z Hlášení ošetřujícího lékaře. Doba zpracování bude dle sdělení SSZ podle okolností individuální v řádu hodin, či dní a ovlivní ji zejména správnost uváděných údajů na přijatých dokladech a případná nutnost jejich došetřování.
Notifikace budou se zřetelem k ochraně osobních údajů obsahovat jméno, příjmení, datum narození zaměstnance a datum vzniku pracovní neschopnosti.
Zaměstnavatel bude prostřednictvím notifikační služby informován o dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance pouze v případě, že je zaměstnanec na základě účasti na nemocenském pojištění přihlášen do registru pojištěnců. V případě nástupu zaměstnance do zaměstnání je tedy žádoucí, aby zaměstnavatel oznámil tuto skutečnost a zaslal předepsaný tiskopis „Oznámení o nástupu do zaměstnání“ příslušné ČSSZ v co nejkratší lhůtě. V případě, že nebude pojistný vztah při zadávání lékařem ztotožněn, zaslání notifikace zaměstnavateli o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance bude následovat až po zpracování, resp. došetření takové eNeschopenky příslušnou ČSSZ.
Ke službám ePortálu ČSSZ se může zaměstnavatel přihlásit buď přes svou datovou schránku či za pomoci některého z prostředků v rámci Národní identitní autority („NIA“ – lze bezplatně zřídit na portálu eidentita.cz).
K využívání služeb ePortálu ČSSZ může zaměstnavatel pověřit svého zaměstnance či jinou fyzickou nebo právnickou osobu (např. účetní firmu). Pověření se uděluje za pomoci k tomu určených služeb ePortálu ČSSZ (pro přihlášené klienty), případně prostřednictvím interaktivních tiskopisů. Pověřené fyzické osoby pak mohou ke službám přistupovat prostřednictvím přihlašovacích údajů ke své datové schránce, nebo prostřednictvím prostředků NIA. V případě pověření právnické osoby je třeba, aby pověřila fyzickou osobu, která za ni bude jednat.
Služba by měla obsahovat údaje o jednotlivých zaměstnancích (na základě jejich rodného čísla) nebo zde půjde vygenerovat přehled všech zaměstnanců daného zaměstnavatele, u kterých ČSSZ aktuálně eviduje dočasnou pracovní neschopnost.
Žádosti o služby ePortálu ČSSZ by mělo být možné podávat od prosince 2019. Již nyní by měl mít zaměstnavatel po registraci možnost sám prostřednictvím ePortálu ČSSZ nahlížet na zaměstnance, kteří jsou v pracovní neschopnosti, a to pomocí služby Informace o dočasné pracovní neschopnosti.
Postup zaměstnavatele po obdržení eNeschopenky
Pro zaměstnavatele se již nebude vystavovat žádný díl rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti.
Podkladem pro omluvení nepřítomnosti v práci a výplatu náhrady mzdy v době prvních 14 dnů dočasné pracovní neschopnosti budou pro zaměstnavatele informace od ČSSZ v elektronické podobě. V průběhu dočasné pracovní neschopnosti a vždy po jejím skončení bude zaměstnanec moci prokázat zaměstnavateli její existenci a trvání též předložením „Průkazu dočasně práce neschopného pojištěnce“, který si (na rozdíl od současného stavu) při skončení dočasné pracovní neschopnosti zaměstnanec vždy ponechá.
Data o vzniku, trvání a ukončení dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance půjde načíst do programů pro výpočet mzdy buď online přes kanál VREP, nebo pomocí importu XML souboru eNeschopenky. Agenda s informacemi o dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance by měly být do programů přidána v roce 2020.
Hlášení změn v průběhu pracovní neschopnosti
Lékař hlásí na příslušnou OSSZ elektronicky rovněž změny, ke kterým dojde v průběhu neschopenky – např. změnu pobytu, předání do péče jinému lékaři, změnu v nastavení vycházek. Zaměstnavatel si může tyto změny zjistit pomocí služby ePortálu ČSSZ.
Postup zaměstnavatele při skončení dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance
i. Dočasná pracovní neschopnost nepřesahující 14 dnů
Pokud lékař v prvních 14 dnech neschopenky při kontrole zaměstnance zjistí, že zaměstnanec je již schopen vykonávat své zaměstnání, postupuje, jak uvedeno níže pod bodem „Skončení prac. neschopnosti“.
Pokud zaměstnavatel požádal o zasílání notifikací o DPN svých zaměstnanců (viz k tomu bod „Informace, které bude mít zaměstnavatel k dispozici“ výše), dojde po odeslání hlášení ošetřujícího lékaře ČSSZ zároveň i k zaslání notifikace zaměstnavateli do zvolené datové schránky zaměstnavatele, případně na email.
Ověřený údaj o ukončení neschopnosti bude moci zaměstnavatel rovněž získat prostřednictvím ePortálu ČSSZ.
Zaměstnavatel vyplácí náhradu za nemocenskou na základě takto zjištěných údajů.
ii. Dočasná pracovní neschopnost přesahující 14 dnů
Lékař po překročení 14 dnů neschopnosti zašle na příslušnou ČSSZ informaci o tom, že zaměstnancova pracovní neschopnost stále trvá. Tento údaj zaznamená současně do Průkazu práce neschopného pojištěnce. Pro zaměstnavatele již nevystavuje žádné potvrzení (dříve tzv. lístek na peníze).
Pokud zaměstnavatel požádal o zasílání notifikací, přijde mu zároveň tato informace do datové schránky. Verifikované údaje bude možno zjistit pomocí služby ePortálu ČSSZ.
Zaměstnavatel má v tomto případě povinnost zaslat neprodleně po uplynutí prvních 14 dnů trvání dočasné pracovní neschopnosti elektronicky Přílohu k žádosti o dávku s údaji potřebnými pro výpočet nemocenské. Novinkou je, že na této příloze zaměstnavatel uvede i bankovní účet, na který zaměstnanci vyplácí mzdu, případně uvede jiný způsob výplaty mzdy, a to v elektronické podobě na elektronickou adresu určenou okresní správou sociálního zabezpečení. Naproti tomu podklady pro provádění srážek z dávek nemocenského pojištění bude možné zasílat stejně jako dosud, tj. buď elektronicky či v papírové podobě.
Do 14. dne trvání pracovní neschopnosti vyplatí nemocenskou zaměstnanci zaměstnavatel. Od 15. dne na základě obdržených údajů vyplácí zaměstnanci dávku nemocenského pojištění příslušná ČSSZ.
Zaměstnavatel má povinnost po návratu zaměstnance do zaměstnání zaslat elektronicky hlášení o případném výkonu práce zaměstnance v poslední den pracovní neschopnosti nebo v jejím průběhu.
Příslušná OSSZ na základě elektronicky zaslaných hlášení od lékaře a zaměstnavatele zpracuje výplatu nemocenského. Nemocenské se zaměstnanci vyplácí stejným způsobem, jakým je zaměstnanci vyplácena mzda, plat nebo odměna, pokud zaměstnanec nepožádá o jiný způsob výplaty nemocenského. Je-li zaměstnanci vyplácena mzda, plat nebo odměna v hotovosti na pracovišti, prostřednictvím držitele poštovní licence do ciziny nebo do ciziny na účet jiného peněžního ústavu než banky, bude se vyplácet nemocenské zaměstnanci způsobem, který zvolí zaměstnanec.
Skončení pracovní neschopnosti
Pokud lékař zjistí, že zaměstnanec je již schopen vykonávat své zaměstnání, má opět na výběr dva způsoby vystavení rozhodnutí o ukončení dočasné pracovní neschopnosti. Vybírá ve svém lékařském softwaru či na ePortálu ČSSZ příslušný případ dočasné pracovní neschopnosti a načtou se mu konkrétní údaje o této dočasné pracovní neschopnosti.
Lékař vystaví třetí díl neschopenky – Hlášení o ukončení dočasné pracovní neschopnosti, konečné diagnóze a odesílá hlášení o ukončení DPN elektronicky na příslušnou ČSSZ. Zaměstnanci současně vyznačí v Průkazu práce neschopného pojištěnce toto ukončení.
Pokud zaměstnavatel požádal o zasílání notifikací o DPN svých zaměstnanců (viz k tomu bod „Informace, které bude mít zaměstnavatel k dispozici“ výše), dojde po odeslání hlášení ošetřujícího lékaře ČSSZ zároveň i k zaslání notifikace zaměstnavateli do zvolené datové schránky zaměstnavatele, případně na email.
Zaměstnanci současně vyznačí v Průkazu práce neschopného pojištěnce toto ukončení. Zaměstnavateli, který požádal o notifikace, přijde do datové schránky ihned informace o ukončení neschopenky. Ověřený údaj o ukončení neschopnosti půjde zjistit službou ePortál ČSSZ.
