Slevu můžete uplatnit za zaměstnance v pracovním poměru, se kterým je sjednána kratší pracovní doba, přičemž rozsah činí nejméně 8 hodin a nejvíce 30 hodin týdně. Pokud má u vás zaměstnanec více pracovních poměrů, náleží Sleva jen z jednoho z těchto zaměstnání, přičemž uvedený limit počtu hodin platí pro všechna zaměstnání dohromady, tj. hodiny se sčítají. Pokud dojde v průběhu měsíce ke změně úvazku, musí být podmínky splněny jak před změnou, tak po ní (tj. nedochází k poměrnému přepočtu či k výpočtu průměrné pracovní doby za daný měsíc).

Současně se musí jednat o zaměstnance, který splňuje některou z níže uvedených podmínek:

• je starší 55 let (podmínka je splněna již v den dovršení věku zaměstnance);
• pečuje o dítě mladší 10 let, jehož je rodičem, nebo které má v péči nahrazující péči rodičů (podmínka věku dítěte je naposledy splněna v den, který předchází dni 10. narozenin):
  • pokud jsou u jednoho zaměstnavatele zaměstnaní oba rodiče – slevu lze uplatnit na oba zaměstnance;
  • případně lze slevu uplatnit i v případě, kdy manželka zaměstnance čerpá mateřskou či rodičovskou dovolenou;
  • rovněž tak není vyloučeno, aby slevu uplatnili oba rodiče, kteří mají dítě po rozvodu ve střídavé péči, splňují-li oba stanovené podmínky;
  • podmínkou uplatnění slevy není sdílení společné domácnosti s dítětem;
  • podmínka musí být splněna po celý kalendářní měsíc, tj. za měsíc, v němž dítě oslaví 10. narozeniny, již z tohoto titulu slevu čerpat nelze (podmínka se má za splněnou naposledy v den přecházející 10. narozeninám dítěte);
• pečuje o osobu blízkou mladší 10 let, která je závislá na pomoci jiné osoby ve stupni I (lehká závislost) nebo pečuje o osobu blízkou bez ohledu na její věk ve stupni II (středně těžká závislost) až IV (úplná závislost);
• se zároveň připravuje na budoucí povolání studiem:
  • za dobu studia se považuje doba studia do 26 let věku studenta;
  • za dobu studia se nepovažuje studium dálkové, distanční, večerní a kombinované;
• v období 12 kalendářních měsíců před kalendářním měsícem, za který se Sleva uplatňuje, nastoupil jako uchazeč o zaměstnání na rekvalifikaci;
• je osobou se zdravotním postižením.

Slevu je možné uplatnit i za zaměstnance mladšího 21 let, a to bez ohledu na sjednaný rozsah pracovní doby (podmínka věku je naposledy splněna v den, který předchází dni dovršení 21 let věku zaměstnance).

Podmínky pro uplatnění Slevy musí být u zaměstnance, za kterého lze Slevu uplatnit, splněny po celou dobu trvání pracovního poměru v daném kalendářním měsíci. V případě nástupu nebo výstupu během měsíce, musejí být podmínky (tj. věk, péče o dítě atp.) splněny po celou dobu daného kalendářního měsíce.

Sleva však nenáleží ani při splnění výše uvedených podmínek, pokud:

• odpracovaná doba v pracovním poměru zaměstnance ze všech zaměstnání u zaměstnavatele (včetně dob, které se považují za výkon práce), překročí v kalendářním měsíci 138 hodin (pokud pracovní poměr netrvá celý měsíc, počet hodin se přiměřeně upraví); u zaměstnanců mladších 21 let se splnění této podmínky nesleduje; toto se neuplatní u osob mladších 21 let věku:
  • za odpracovanou dobu (ve smyslu § 7a odst. 3 písm. c) Zákona) se považuje doba skutečně odpracovaná a dále doby, které se podle § 348 ZP považují za výkon práce (platí např. pro DPN a karanténa, OČR, sick-days, mateřskou a rodičovskou dovolenou, řádnou dovolenou, a to jak v zákonné tak i nadzákonné výši nebo studijní volno pedagogických pracovníků)
• úhrn vyměřovacích základů zaměstnance ze všech zaměstnání vykonávaných v pracovním poměru u téhož zaměstnavatele za kalendářní měsíc je vyšší než 1,5násobek průměrné mzdy (pro rok 2023 se jedná o částku 486 Kč); toto omezení se již na osoby mladší 21 let věku uplatní, stejně jako ta následující);
• úhrn vyměřovacích základů zaměstnance ze všech zaměstnání vykonávaných v pracovním nebo u téhož zaměstnavatele připadající na 1 hodinu z úhrnu odpracovaných hodin* ze všech těchto zaměstnání v kalendářním měsíci je vyšší než 1,15 % průměrné mzdy (tj. v roce 2023 vyšší než 463,726 Kč):
  • pro tyto účely se však nezohledňuje v úhrnu odpracovaných hodin (dle § 7a odst. 3 písm. b) Zákona) doba omluvených překážek v práci, za které zaměstnanci ze zákona nenáleží od zaměstnavatele náhrada mzdy, tj. např. sickdays (tyto jsou hrazeny zaměstnavatelem dobrovolně), OČR, dovolená nad zákonné minimum (4 týdny),
• zaměstnanec je uveden v měsíčním přehledu nákladů na náhrady mezd zaměstnanců pro uplatnění nároku na výplatu příspěvku v době částečné práce podle zákona o zaměstnanosti;
• pokud je v případě zaměstnance – osoby se zdravotním pojištěním zaměstnavatel uznán zaměstnavatelem na chráněném trhu práce.

Výše Slevy za kalendářní měsíc činí 5 % z úhrnu vyměřovacích základů zaměstnanců, na které je Sleva uplatňována. Sleva na pojistném se zaokrouhluje na celé koruny směrem nahoru.

Splnění podmínek se dokládá jedním z následujících dokumentů:

Zaměstnanec, který Vám sdělil údaje pro Slevu, má dle Zákona povinnost Vám poskytnout součinnost v dokládání skutečností uvedených výše. Zaměstnance však nelze k poskytnutí údajů pro Slevu nijak nutit.

Zaměstnanec nemá povinnost dokládat svůj věk. Zaměstnanec nedokládá ani ty skutečnosti, které Vám již doložil pro daňové nebo jiné účely. Také upozorňujeme, že rodný list dítěte se pouze předkládá k nahlédnutí a zaznamenání věku dítěte, ale zaměstnavatel jej žádným způsobem neuschovává (viz dále informace o vedení evidence).

Sleva je založena na principu dobrovolnosti, tj. zaměstnavatel má právo nikoli povinnost slevu uplatnit. I když zaměstnavatel oznámí ČSSZ záměr slevu na konkrétního zaměstnance uplatnit, není tím zavázán ke skutečnému uplatnění slevy, i přes oznámení se může rozhodnout slevu nakonec neuplatnit.

V případě tzv. souběhu funkcí, kdy jedna osoba vykonává funkci jednatele či člena statutárního orgánu zaměstnavatele a současně je u stejného zaměstnavatele v pracovním poměru, posuzuje se splnění podmínek pouze ve vztahu k pracovnímu poměru. K příjmům z titulu výkonu funkce se nepřihlíží. Nepřihlíží se ani k příjmům mimo pracovní poměr (tj. z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr nebo ze smluv, v nichž zaměstnanec vystupuje jako OSVČ).

Rovněž bychom v této souvislosti chtěli upozornit na souběh podpory zaměstnavatele a slevy – pokud zaměstnavatel uplatní slevu na pojistném a následně žádá u příslušné správy sociálního zabezpečení refundaci poskytnuté náhrady mzdy (např. z titulu uvolnění zaměstnance k činnosti vedoucího na dětském táboře), může samozřejmě uplatňovat refundaci pouze ve výši skutečně uhrazené částky (tj. s přihlédnutím k uplatněné slevě) nikoli v celé výši.

Vycházíme z předpokladu, že jsou splněny ostatní předpoklady a nejsou dány jiné překážky pro uplatnění slevy.

1. Zaměstnanec má sjednanou týdenní pracovní dobu 30 hodin v pravidelných směnách, Po – 8 hod., Út – 8 hod., St – 8 hod., Čt – 6 hod.:
   V březnu 2023 odpracuje 134 hod. – sleva náleží.
   V květnu 2023 odpracuje 144 hod. – sleva nenáleží (144>138).
2. Zaměstnanec má sjednanou týdenní pracovní dobu 30 hod. v pravidelných směnách, Po – Pá po 6 hod.:
   Sleva náleží (odpracováno 138 hodin – povolené maximum).
3. Zaměstnanec má 2 pracovní poměry:
   Ssjednaná pracovní doba činí 20 hod. a 10 hod. – sleva náleží, ale jen z jednoho pracovního poměru; volbu provádí zaměstnavatel;
   Sjednaná pracovní doba činí 25 hod. a 6 hod. – sleva nenáleží (25+6>30);
   Sjednaná pracovní doba činí 4 hod. a 3 hod. – sleva nenáleží (4+3<8).

Vycházíme z předpokladu, že jsou splněny ostatní předpoklady a nejsou dány jiné překážky pro uplatnění slevy.

1. Zaměstnanec má 2 pracovní poměry – sjednaná pracovní doba činí 26 hod. a 4 hod. (zaměstnání malého rozsahu). Do března zúčtováno 60 000 Kč a 3 900 Kč. Sleva náleží pouze z prvního zaměstnání, pracovní doba celkem činí 30 hod. v úhrnu ze všech zaměstnání, úhrn vyměřovacích základů činí 60 000 Kč (3 900 Kč se nezapočítává) – není vyšší než 60 486 Kč.
2. Zaměstnanec má 2 pracovní poměry – sjednaná pracovní doba činí 26 hod. a 4 hod. (zaměstnání malého rozsahu). Do března zúčtováno 65 000 Kč a 3 900 Kč. Sleva nenáleží – pracovní doba celkem činí 30 hod. v úhrnu ze všech zaměstnání, úhrn vyměřovacích základů činí 65 000 Kč – je vyšší než 60 486 Kč.

Zaměstnanec má sjednanou týdenní pracovní dobu 30 hod. v pravidelných směnách Po – Pá po 6 hod., a sjednaný měsíční tarif 60 000 Kč:

V únoru 2023 sleva nenáleží – hodinová sazba činí 500 Kč (60 000/20/6).
V březnu 2023 sleva náleží – hodinová sazba činí 434,78 Kč – je nižší než 463,73 Kč.

• Nahlášení záměru uplatnit Slevu prostřednictvím e-podání ČSSZ „Oznámení záměru uplatňovat slevu na pojistném za zaměstnance“:
  • Za fyzickou osobu může slevu uplatnit pouze jeden zaměstnavatel, a to ten, který záměr oznámí jako první.
  • Zaměstnavatelé budou moci po svém přihlášení do ePortálu ČSSZ ověřit, zda pro konkrétní fyzickou osobu má už nějaký zaměstnavatel evidován záměr uplatňovat Slevu, a to prostřednictvím služby na ePortálu ČSSZ „Evidence záměru uplatňovat slevu na pojistném za zaměstnance“.
  • Náhled do evidence však má být bude z důvodu ochrany osobních údajů umožněn až po odeslání oznámení o nástupu zaměstnance.
  • Zaměstnavatel, který obdržel automatickou odpověď na své oznámení, že bylo přijato a zpracováno, může slevu za příslušného zaměstnance uplatňovat.

• Slevu za kalendářní měsíc pak uplatníte na tiskopisu „Přehled o výši pojistného pro rok 2023“.
  • Tiskopis je upraven a doplněn o možnost uplatnit Slevu na pojistném a také o seznam osob, na které je uplatňována Sleva v daném měsíci.
  • Přehled za konkrétní měsíce je nutno podat v období od 1 do 20. dne následujícího měsíce.
  • Pozdě (tj. po 20 dni) podaný přehled nebude ze strany OSSZ akceptován a zaměstnavatel bude vyzván, aby své podání opravil, resp. podal přehled bez uplatnění slevy na pojistném.
• Podmínku odvodu pojistného, které zbývá k odvodu po odečtení slevy, ve splatnosti pojistného zákon nestanoví. Pokud je přehled podán včas (tj do 20. dne) a pojistné odvedeno se zpožděním, sleva na pojistném byla uplatněna řádně a zaměstnavatel nárok na slevu z důvodu odvodu pojistného po splatnosti neztrácí. Z dlužného pojistného je však povinen platit za každý den prodlení penále.
• Oznámení o ukončení záměru uplatňovat slevu:
  • Podává se v případě, kdy zaměstnanec přestal trvale (dlouhodobě) splňovat podmínky pro uplatnění slevy (např. dosáhl věku 21 let, přestal pečovat o osobu závislou na péči atp.),
  • Nepodává se, pokud pouze v daném měsíci nejsou splněny podmínky pro uplatnění slevy (např. byl překročen počet odpracovaných hodin nebo úhrn vyměřovacích základů).
  • Je možné následovně oznámit svůj záměr slevu na zaměstnance opět uplatnit, pokud zaměstnanec začne později podmínky opět splňovat.

S uplatněním Slevy souvisí i následující povinnosti:

• Písemně informovat zaměstnance před prvním uplatněním Slevy o záměru jejího uplatnění, přičemž informace musí obsahovat:
  • důvod pro uplatnění Slevy;
  • upozornění na povinnosti zaměstnance související s dokládáním nároku na uplatnění slevy, tj. na povinnost:
    1. neprodleně zaměstnavateli sdělit, zda současně vykonává zaměstnání u jiného zaměstnavatele se sjednanou kratší pracovní dobou;
    2. oznámit zaměstnavateli všechny změny, které mají vliv na uplatnění Slevy, s výjimkou údajů o věku zaměstnance a věku dítěte, a to do 8 kalendářních dnů ode dne, v němž tyto skutečnosti nastaly;
• neprodleně na výzvu zaměstnavatele doložit skutečnosti potřebné pro uplatňování Slevy;
• poučení o následcích neplnění povinností, tj. povinnost uhradit zaměstnavateli penále, které zaměstnavatel zaplatil; podmínkou této povinnosti zaměstnance je, že byl řádně informován zaměstnavatelem o uplatnění Slevy.

Dle informací ČSSZ musí zaměstnavatel informační povinnost splnit nejdříve v okamžiku, kdy došlo k oznámení záměru, a nejpozději před tím, než zaměstnavatel za tohoto zaměstnance uplatnil slevu na pojistném (tj. do doby předložení přehledu o výši pojistného příslušné OSSZ, na kterém zaměstnavatel za tohoto zaměstnance slevu na pojistném poprvé uplatnil).

• Vést evidenci o zaměstnancích, za které uplatňujete Slevu, a to v následujícím rozsahu:
  • jméno a příjmení;
  • důvod pro uplatnění Slevy;
  • rozsah kratší pracovní doby u jednotlivých zaměstnanců v tom zaměstnání, na které je Sleva uplatňována;
  • věk dítěte podle předloženého rodného listu;
  • doklady prokazující důvod Slevy (jak je uvedeno výše, neukládá se pouze rodný list dítěte).