Zpět na novinky
Novela zákoníku práce
Dočtete se v e-booku
Mailchimp - subscribe form sidebar

Bezpapírový onboarding – první krok k digitalizaci HR

27. června 2024

Již tři čtvrtě roku mají zaměstnavatelé možnost uzavírat pracovní smlouvy elektronicky. Přestože elektronické uzavírání dokumentů přináší nesporné výhody, stále není úplně běžné. Není přitom třeba mít z tohoto „kroku do neznáma“ obavy. V současné době umíme digitalizovat celou pracovněprávní agendu. Bezpapírový onboarding je jen prvním stupněm a můžete s ním začít třeba hned.

Zákoník práce umožňuje elektronické uzavírání pracovních smluv a nevyžaduje přitom žádnou specifickou formu elektronického podpisu. Jedinou povinností, kterou zaměstnavatel má, je zaslat vyhotovení smlouvy na elektronickou adresu, kterou mu zaměstnanec pro tento účel poskytl.

Je to jednoduché a praktické, třeba v případě, kdy máte jednatele nebo jinou podepisující osobu v zahraničí. Vždy budete používat jen aktuální znění dokumentů a vše bude archivované na jednom místě. Ušetříte tak čas strávený administrativou a budete jej moci věnovat činnosti s větší přidanou hodnotou.

Na co je potřeba dát pozor

  • S elektronickým doručováním musí kandidát písemně souhlasit na samostatném dokumentu.
  • Budoucí zaměstnanec poskytne pro tyto účely zaměstnavateli svou soukromou elektronickou adresu – obvykle soukromý e-mail, příp. adresu soukromého cloudového úložiště. Může se také jednat o komunikační platformu, např. WhatsApp nebo Messenger.
  • Zaměstnavatel má povinnost informovat kandidáta o podmínkách této formy doručování.
  • Zaměstnavatel musí opatřit doručovaný dokument (pracovní smlouvu) elektronickým podpisem.
  • Zaměstnanec nemusí přijetí elektronické zprávy touto formou potvrzovat. Pokud zaměstnanec přijetí nepotvrdí do 15 dnů, má se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty.

Digitální onboarding v praxi

Jak může vypadat efektivní onboarding zaměstnance po administrativní stránce? Třeba takto:

  • Kandidát vyhrál ve výběrovém řízení a obdrží odkaz na elektronický dotazník, kam vyplní své údaje, které jsou zapotřebí pro účely plnění povinností zaměstnavatele. Vyplní i elektronickou adresu, kam chce zaslat pracovní smlouvu.
  • Údaje se automaticky uloží do systému.
  • Necháte systém vygenerovat pracovní smlouvu pro vítězného kandidáta (automaticky se doplní údaje poskytnuté kandidátem).
  • Spolu s pracovní smlouvou se vygenerují i další nástupní dokumenty.
  • Dokumenty zkontrolujete a prostřednictvím systému odešlete k elektronickému podepsání.
  • Podepsané dokumenty se archivují v systému. Pokud chcete, synchronizují se také s HR informačním systémem, popř. dalšími systémy či uložištěm.
  • Máte hotovo!

Chcete ušetřit čas a přejít na bezpapírové HR? Rádi vám poradíme, jak na to. Díky úzké spolupráci s Legal Systems vám dodáme řešení na míru, které bude fungovat po právní i technické stránce.

Novela zákoníku práce
Dočtete se v e-booku
Mailchimp - subscribe form sidebar

Komplexní služby pro vaše podnikání

Soustřeďte se na jádro vašeho byznysu a administrativní, byrokratické a legislativní výzvy přenechte odborníkům. Podpoříme vás ve všech oblastech a obdobích vašeho podnikání.

V nabídce našich služeb najdete:

  • Daňové poradenství: Daňové poradenství & hotline | Daňová přiznání | Daň z příjmů právnických osob | DPH poradenství | Spotřební a energetické daně | Mezinárodní daňové poradenství | Daň z příjmů fyzických osob | Přeshraniční vysílání zaměstnanců | Převodní ceny | Procesní zastupování
  • Právní poradenství: Obchodní právo | Korporátní právo | Pracovněprávní poradenství | Compliance programy | Právo nemovitostí | Whistleblowing | GDPR | Právo duševního vlastnictví | Sporná agenda | Veřejné zakázky | Dědictví a nástupnictví | Automatizace smluvní dokumentace
  • Transakční a finanční poradenství: Due diligence | Ekonomické a finanční poradenství | Konsolidace | IFRS poradenství | Fúze & akvizice
  • Korporátní služby: Založení společnosti | Likvidace společnosti | Změny v obchodních společnostech | Virtuální sídlo a správa datové schránky | Korporátní dokumenty | Prodej ready-made společností | Registrace skutečných majitelů
  • Poradenství pro startupy
  • Účetnictví a reporting: Účetní služby | Online účetní portál | Digitalizace faktur | Statutární a manažerský reporting | Mezinárodní finanční reporting | Microsoft Dynamics NAV | Daňová přiznání | Odborná daňová, právní a finanční školení
  • Zpracování mezd a personalistika: Zpracování mezd | Online docházkový portál | Personalistika a HR | Online mzdový a HR portál | Pracovněprávní poradenství | Daň z příjmů | Mezinárodní vysílání zaměstnanců a zaměstnávání cizinců
  • ESG poradenství a reporting
  • RPA poradenství
  • Accace Office: Moderní online kancelář | Outsourcing administrativy | Správa datové schránky | Virtuální asistentka | Daňový hlídač | Hlídač insolvencí
  • Online konzultace
  • Balíčky služeb
Napište nám, co řešíte – rádi vám pomůžeme
crosschevron-leftarrow-leftarrow-right linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram