Mít externího zpracovatele mezd je běžnou praxí mnoha firem. V Accace ale nabízíme mnohem víc. Co všechno lze outsourcovat v HR, kterým firmám se externí HR vyplatí a jak vypadá každodenní práce týmu, jenž se řídí heslem „nic není nemožné“, se dočtete v následujícím rozhovoru s Jaroslavou Tomečkovou.  Před deseti lety v Accace začínala jako Payroll Consultant. Dnes vede dvacetičlenný tým, který umí outsourcovat všechny oblasti HR – s vysokou odborností, využitím moderních technologií a mezinárodním přesahem.

Jsi dlouholetou členkou a teď již manažerkou HR Outsourcing týmu. Jak ses do Accace dostala?

Před deseti lety jsem potkala Janu Vasilenkovou (pozn.: Managing Director a Partner Accace) a rozhodnutí o změně zaměstnání bylo opravdu rychlé.

Co přesně si můžeme představit pod pojmem outsourcing HR?

HR outsourcing je proces, při kterém organizace klienta přenáší některé nebo všechny své personální funkce na dodavatele, v našem případě Accace. Tento přístup umožňuje firmám soustředit se na své hlavní činnosti a zároveň využívat odborné znalosti zaměstnanců Accace.

Co všechno lze v HR outsourcovat?

Je toho opravdu hodně, ve zkratce pracujeme na těchto agendách: příprava vstupů do mezd, kontrola výstupů z mezd. Dále nástupy a výstupy zaměstnanců. Správa pracovních smluv, včetně jejich přípravy, aktualizace a archivace. Poskytujeme pracovněprávní poradenství, abychom zajistili, že firma klienta dodržuje všechny relevantní zákony a předpisy. Organizujeme a řídíme školení a rozvojové programy pro zaměstnance. To zahrnuje identifikaci potřeb školení, plánování a realizaci školení a hodnocení jejich efektivity.

V čem je přidaná hodnota externího HR? Interní HR přece může udělat úplně tu stejnou práci. Nebo ne?

Interní HR oddělení může samozřejmě vykonávat mnoho z těchto funkcí, ale naše specializace, efektivita, flexibilita a přístup k nejnovějším technologiím a postupům nám umožňují poskytovat přidanou hodnotu, kterou interní HR oddělení nemusí být schopno zajistit na stejné úrovni. Dalším důležitým aspektem je nepřetržité poskytování služby nezávisle na dovolené, nemoci či jiné nepřítomnosti našeho zaměstnance. Od počátku spolupráce s klientem připravujeme interní „kuchařky“, ve kterých máme popis postupů a specifik klienta a znají ji i další kolegové určení k případnému backupu.

Je outsourcing HR finančně výhodný?

Naše služby jsou flexibilní, přizpůsobujeme se potřebám klienta. To znamená, že můžeme rychle reagovat na změny v objemu práce nebo specifické požadavky, což může být pro interní HR oddělení náročné. A u nás jednoduše řečeno klient platí pouze službu dle znalostních úrovní, které si objednal. Pokud si objednal HR službu administrátora, i když ho zrovna zastupuje generalista, tak klient vždy platí ceníkovou službu administrátora.

Jaké firmy a s jakými potřebami se na vás obracejí?

V portfoliu máme malé a střední firmy. Ty často nemají dostatečné zdroje na to, aby si mohly dovolit plnohodnotné interní HR oddělení. HR Outsourcing jim umožňuje přístup k odborným HR službám bez nutnosti najímat a školit vlastní HR tým. Dále jsou to rychle rostoucí firmy, které expandují, mohou mít potíže s udržením kroku s narůstajícími HR potřebami. Díky nám můžou využívat HR služby podle potřeby a rychle reagovat na změny v objemu práce, což je klíčové pro udržení růstu a stability. A jiné je to zase u mezinárodních společností. Ty potřebují zajistit, aby jejich HR procesy byly v souladu s různými legislativními požadavky v České republice. Zde většinou outsourcujeme dílčí úkoly interního HR.  Např. správu pracovně právních dokumentů, včetně pracovněprávního poradenství.

Můžete něco nabídnout i firmám, které trvají na vlastním HR a není u nich vůle nebo chuť outsourcovat?

Ano, i firmám, které preferují vlastní HR oddělení a nechtějí outsourcovat, můžeme nabídnout několik užitečných služeb a řešení. Je mnoho možností, jak můžeme podpořit interní HR týmy: Poskytujeme odborné konzultace a poradenství v různých oblastech HR, jako je řízení výkonu, školení a rozvoj zaměstnanců, poskytování inputů do mzdové agendy a legislativní požadavky. Školení a rozvojové programy pro HR profesionály v oblasti legislativních změn a osvědčených postupů. Můžeme tím pomoci interním HR týmům zlepšit jejich procesy a postupy. Také je možné nabídnout dočasnou podporu interním HR týmům, například během období zvýšené pracovní zátěže nebo při realizaci specifických projektů.

Musíte hlídat spoustu detailů, držet se legislativy, nedělat chyby. Není taková práce nudná? Existují tu vůbec nějaké vtipné historky?

Samozřejmě práce náročná s občas stresující, protože každý kolega, který jde ke klientovi, nese spolu se svým jménem i jméno Accace. Nicméně, i přes všechny tyto výzvy se občas najdou momenty, které nás pobaví. Stalo se mi, když jsem přebírala firmu k poskytování HR služeb celkem velkého rozsahu, že došlo na otázku, zda má firma archivační a skartační směrnici pro dokumenty v papírové podobě a jestli má dokumenty uloženy v souladu se směrnicemi. Tak mě klient dovedl ke dveřím, na kterých bylo napsáno ARCHIV. No a tam bylo po mnoho desítek let ukládaných množství dokumentů – systémem, jak to položím, tak to tu bude. Po dohodě s klientem jsme si archiv převezli k nám do Accace, naši právníci připravili pro klienta archivační a skartační směrnici, podle které jsme dokumenty vytřídili. Nakonec se celá místnost s hrdým nápisem ARCHIV vešla do jedné skříně se stejným označením.

Co jsou nejčastější kostlivci ve skříních HR oddělení?

Poslední dobou se velice často setkáváme s problémem, kdy si firma neponechá mzdové listy svých zaměstnanců všech předchozích zpracovatelů. Od roku 2023 je povinnost zaměstnavatele dokumenty archivovat 45 kalendářních let následujících po roce, jehož se dokumenty týkají. Teď se nám stává, že se na nás obrací klienti, abychom pro jejich zaměstnance zpracovali Evidenční listy důchodového pojištění např. za rok 1990. To však lze pouze, pokud máme k dispozici mzdový list za tento rok. A z praxe vím, že klienti o této povinnosti neví a často na ni zapomínají.

Hasíš raději požáry, nebo tě víc baví strategická práce?

To je dobrá otázka. Strategické práci se nevyhnu, protože je nezbytná pro dlouhodobý úspěch a růst firmy. Nicméně osobně mě baví více hašení požárů, protože to přináší dynamiku a okamžité výsledky. Rychlé řešení problémů a okamžitá pomoc klientům je pro mě velmi uspokojující. Proto jsem ráda, když máme klienta, který poptává HR Emergency službu. Je to náročná činnost, když naskakujeme ke klientovi ve chvíli, kdy mu odešel nebo onemocněl nezastupitelný zaměstnanec z HR. To je požár, který rychle hasíme, přebíráme si procesy za pochodu a připravujeme „kuchařku“. Buď pro nás, nebo pro nového zaměstnance našeho klienta, kterého následně zaučíme, podporujeme, a i případně backupujeme.

Jak velký je tým, který vedeš a koho v něm můžeme potkat?

Náš HR Outsourcing tým má 20 skvělých lidiček, kteří pracují na několika úrovních, jež zahrnují různé role a odpovědnosti: HR administrátor, HR Specialista, HR Generalista, HR Business Partner Junior, HR Business Partner. Je ale důležité zmínit, že jsme součástí velké rodiny Accace. Máme skvělou interní spolupráci s kolegy ze mzdového oddělení, s právníky, daňovými poradci… Takže když potřebujeme detailní informaci z jakékoli oblasti HR, tak nás naši kolegové podporují a dodávají nám své znalosti a zkušenosti.

V týmu máš hodně kolegů z generace Z. Jak se ti s nimi spolupracuje?

Z této generace je jich celkem 8. Rychle se orientují a nové technologie pro ně nejsou problém.  Jsou schopni pohotově vyhodnocovat informace a velice snadno se učí novým dovednostem. Nastoupili do týmu, kde byla generace X a Y. A já si půjčím slovo z biologie, které nejlépe vystihuje mezigenerační fungování v Accace: mezi generacemi X, Y a Z u nás funguje symbióza. Co jedné generaci chybí, doplní ta další, a vlastně se navzájem obohacujeme. Když mi dochází energie, tak mě fungování těch nejmladších dokáže nakopnout.