Firmy dnes stále více hledají nové cesty a inovativní způsoby, jak zvýšit efektivitu a snížit náklady. Klíčovým tématem se proto stává role technologií ve firemních procesech. Moderní době dominují dva hráči – robotická automatizace procesů (RPA) a umělá inteligence (AI). V našem článku se zaměříme na situace, kdy může být RPA pro firmy vhodnějším řešením než AI.

1. Míra kontroly a flexibilita

RPA se skvěle hodí na jednoduché a opakující se úkoly, je ale také schopna dostatečně flexibilně zvládnout různorodá zadání. Funguje, i když se podmínky mění, a nemusíte kvůli tomu provádět velké úpravy automatizovaného procesu. Umělá inteligence je sice učenlivá, ale občas příliš zaměřená na konkrétní úkoly. Pokud potřebujete rychle reagovat na různé vstupní podmínky, může být RPA lepší volbou, protože změnu vstupních podmínek máte plně pod kontrolou. To, co by v praxi vyžadovalo složitě AI model učit novému zadání, lze u RPA procesu docílit třeba pouhou změnou jedné proměnné.

2. Rychlá implementace a nízké náklady

Implementace RPA bývá rychlá a relativně levná. Zkracuje se tak doba potřebná k nasazení a snižují náklady na přizpůsobení existujících systémů. Pro firmy, které chtějí rychle vidět výsledky a zároveň minimalizovat investiční rizika, jsou to rozhodující faktory. Implementace umělé inteligence může vyžadovat delší dobu a vyšší finanční prostředky, zejména pokud je potřeba individuální přizpůsobení algoritmů nebo rozsáhlé zaškolení personálu. Pro menší podniky s limitovanými zdroji to může představovat zbytečnou překážku. Díky své rychlé implementaci a minimálním požadavkům na programování jsou RPA řešení vhodná pro malé projekty nebo ty s omezeným časovým rámcem. RPA vyniká v automatizaci úkolů s pevnými pravidly, což ji činí nákladově efektivní pro jednodušší procesy. Naopak projekty s umělou inteligencí často vyžadují více času, technické know-how a předem stanovené náklady. Jsou proto vhodnější pro složité rozhodovací procesy a úkoly zahrnující nestrukturovaná data. Volba mezi RPA a AI závisí na konkrétních požadavcích projektu a na úrovni rozeznávacích schopností, které jsou potřeba pro jeho úspěšné dokončení.

3. Škálovatelnost

RPA nabízí jednodušší škálovatelnost – firmy mohou snadno rozšířit automatizaci na další procesy bez výrazného navýšení nákladů. Opakovatelnost procesů je klíčem k dosahování konzistentních výsledků v pravidelných intervalech. Naše zkušenosti opakovaně potvrzují, že právě konzistence výstupů je pro drtivou většinu firemních procesů zásadní. Umělá inteligence může být náročnější, pokud jde o škálovatelnost. Každý nový úkol nebo proces může vyžadovat přeškolení modelů a další úpravy, což může být časově náročné a nákladné.

4. Snadná integrace s existujícími systémy

RPA je navržena tak, aby se mohla snadno integrovat s existujícími firemními systémy. Minimalizuje se tak potřeba velkých úprav nebo změn v infrastruktuře, což je důležité pro zachování kontinuity běžných firemních operací. Jak jsme se v praxi přesvědčili, správa RPA je pro firmy natolik jednoduchá, že v mnoha případech vyžaduje pouze zakoupení licence k používání programu. Implementace RPA systému je rychlá a efektivní. Naproti tomu může AI vyžadovat větší úsilí a prostředky na integraci s existujícími systémy. Někdy může být obtížné propojit AI se staršími verzemi operačních a jiných systémů, a to může být překážkou pro déle fungující firmy.

5. Odbourání manuálních chyb

V čem RPA vyniká? Jednoznačně v odstranění chybovosti spojené s opakujícími se úkoly. Jelikož provádí úkoly podle přesně stanovených pravidel, minimalizuje riziko lidských chyb. To je klíčové pro ta odvětví, kde přesnost a konzistence jsou nepostradatelné. Díky automatizaci procesů se počet chyb nejen omezí na zanedbatelné množství, ale správně nastavené kontrolní mechanismy upozorní na fakt, že k výpočetní chybě vůbec došlo. Umělá inteligence může být citlivější na kvalitu vstupních dat a vyžadovat pečlivou údržbu. Nezaznamenává pouze data, ale také se z nich učí, a tudíž kvalita vstupních dat může ovlivnit výsledky.

6. Bezpečnostní aspekty

Dobře fungující RPA pracuje s minimem lidské interakce. Snižuje se tak riziko úmyslného zneužití (externě či interně) a je možné také snadněji sledovat a auditovat provedené akce. Naopak AI systémy často „žijí vlastním životem“ a jejich sledování a audit je výrazně komplikovanější. Riziko, že úmyslné nedovolené zásahy nebudou odhaleny, je proto u AI vyšší.

Kdy je tedy RPA řešení vhodnější než AI?

Podle našich zkušeností jsou to tyto oblasti:

• document a file management (vytváření, kopírovaní, schvalování, odesílání a správa velkého množství dokumentů, popř. složek) – u nás je například RPA nenahraditelným pomocníkem při přípravě daňových přiznání,
• průběžná kontrola online rejstříků a plnění zákonných povinností,
• práce v Outlooku, Excelu, Wordu (díky intuitivnímu propojení s balíčkem MS Office),
• správa interních procesů, např. vykazování odpracovaných hodin,
• fakturace a práce s pohledávkami,
• vytěžování dat z jiných systémů,
• správa datových schránek (stahování velkého objemu datových zpráv, nahrávání a posílání datových zpráv atd.).

Co říci závěrem?

Závěrem můžeme konstatovat, že jak RPA, tak AI jsou hodnotné technologie, jejich výhody však oceníte v odlišných situacích. RPA vyniká v automatizaci rutinních úkolů, nabízí rychlou implementaci a snadnou správu. Umělá inteligence naopak přináší výhody tam, kde je zapotřebí komplexní analýza dat a schopnost učení se. S ohledem na náklady na vývoj a časovou náročnost procesu učení a testování je obecně AI vhodná pro větší projekty s potřebou kreativního řešení, které není třeba implementovat příliš rychle.

Marek Migaľ

RPA consultant | Accace s.r.o.

E-mail : 

Telefon : 

+420 222 753 480

Napište nám