Od roku 2021 zpracováváme mzdy v softwaru klienta, kterým je výrobní podnik s cca 1000 zaměstnanci. Klient je součástí mezinárodní skupiny, používá osvědčený český mzdový a personální systém KS mzdy. V Accace máme s použitím tohoto SW bohaté zkušenosti, měsíčně v něm zpracováváme 25 tisíc výplatních pásek.
Zpracování mezd a personalistika pro 1000 zaměstnanců
Papírenský závod využívá vlastní licenci KS programu, do které mají mzdové účetní Accace přístup. Mzdový systém je propojen s online portálem a docházkovým systémem. Díky tomu je část podkladů pro výpočet mezd do mzdového modulu importována. Osobní údaje zaměstnanců spravují interní personalistky klienta, pořízení a aktualizace mzdových údajů je v kompetenci mzdového týmu Accace. Dále zajišťujeme například i agendu příspěvků na penzijní a životní pojištění, komunikaci s pojišťovnami a zasíláme rozpis hromadných plateb.
Snažíme se personalistkám klienta ulevit v běžné administrativě, proto například Potvrzení o zdanitelných příjmech vystavené na vyžádání zaměstnance, případně Evidenční listy důchodového pojištění odesíláme zaměstnancům na e-mail a zároveň je i ukládáme do profilu zaměstnance na KS portál.
Daří se zjednodušit a zefektivnit i další agendy, které se mzdami souvisejí. Například někteří zaměstnanci klienta používají firemní auta k soukromým účelům. Soukromé kilometry zapisují na portál do evidence pracovních cest, pro účely výpočtu 1 % přidanění soukromých kilometrů při mzdové uzávěrce je nastavena integrace a automatický přenos potřebných podkladů do mzdového modulu.
HR reporting: Pravidelný i na vyžádání
Klientovi v souladu se smlouvou pravidelně poskytujeme balíček měsíčních mzdových reportů. Samozřejmě připravíme jakýkoli další report na vyžádání klienta. Strukturu a obsah reportů průběžně upravujeme a vylepšujeme klientovi na míru.
Roční zúčtování daně jde i bez papíru
Roční zúčtování daně za rok 2021 klient poprvé prováděl online – nebylo potřeba obíhat zaměstnance s papíry. Žádost o roční zúčtování i Prohlášení poplatníka vyplnili zaměstnanci online na KS portálu. Všechny pořízené údaje se po schválení automaticky přenesly do mzdového systému. Samozřejmě pro zaměstnance tento způsob zpracování daňové agendy byl velkou změnou – pro jejich jednodušší orientaci při práci s aplikací měli k dispozici podrobné video návody, Accace mzdový tým jim zároveň poskytoval individuální online podporu.
Mzdy pro zahraniční pracovníky a vyslané zaměstnance
Klient působí po celém světě, zpracováváme mzdy jak pro české zaměstnance vyslané do zahraničí, tak pro cizince pracující na české pobočce klienta. Běžně zpracováváme mzdy také zaměstnancům, kteří pracují na home office v zahraničí – alokace na české pracovní dny – poskytujeme podporu při určení a výpočtu příjmu ke zdanění. V případě potřeby poskytujeme součinnost auditorovi nebo daňovému poradci klienta.
Automatizace a minimální chybovost
Máme s klientem společný cíl – automatizaci sběru dat a mzdových procesů tak, aby se dařilo zrychlovat a zefektivnit proces zpracování mezd a v neposlední řadě i snižovat chybovost.
Novinky a automatizace pro vylepšení postupu zpracování mezd zkoušíme v testovací databázi, komunikujeme požadované úpravy a změny s vývojáři KS programu.
Úspěšně jsme zvládli projekt přechodu na online zpracování daňové agendy, automatizovali jsme také proces přípravy podkladů přidanění soukromých kilometrů pro služební vozidla. V současné době pracujeme na automatizaci procesu přípravy podkladů pro vyplácení odměn a bonusů.
Klient pravidelně vyjadřuje spokojenost s naší prací a vychází nám vstříc s možností testování nových postupů.
