Když mezinárodní maloobchodní řetězec v roce 2013 otevíral první pobočku v Česku, začali jsme mu zpracovávat mzdu pro jediného zaměstnance. Dnes Accace poskytuje komplexní mzdové služby a část HR agendy již pro 2 800 zaměstnanců. Ročně klient rostl v průměru o 400 lidí, kterým nejen zajišťujeme výpočet mezd , ale také poskytujeme potřebnou HR podporu.
V současnosti se o mzdovou a HR agendu stará čtyřčlenný mzdový tým: mzdový supervizor, zkušená mzdová účetní a dvě juniorní mzdové účetní. Na počátku jsme zpracovávali mzdy klasickým manuálním způsobem. Jak se agenda rozrůstá, postupně jednotlivé agendy a činnosti automatizujeme a vylepšujeme každodenní postupy tak, abychom šetřili čas na straně Accace i klienta.
HR agenda – od nástupu po ukončení pracovního poměru
S ohledem na dynamický růst klienta a povahu jeho byznysu bylo jednou z hlavních výzev zefektivnění nástupního procesu zaměstnance a pořízení všech dat potřebných pro zpracování mezd. Nástupní proces je digitalizovaný, nový zaměstnanec zadá do naší online aplikace potřebné vstupní údaje, Accace tým následně vytvoří pracovní smlouvu a další dokumentaci. To značně urychluje administrativu související s pracovně-právní dokumentací, není potřeba několikrát předávat papírové smlouvy mezi centrálou a pobočkami klienta.
Dále zajišťujeme přihlášení zaměstnance k sociálnímu a zdravotnímu pojištění, v případě ukončení pracovního poměru potom i odhlášení. Kompletujeme a spravujeme osobní složky zaměstnanců. Vytváříme požadované statistiky a reporty, hlídáme nároky na dovolené.
Zastupujeme klienta také při jednání s místními úřady a státními institucemi při kontrolách. V případě potřeby poskytujeme pracovně právní poradenství. Zajišťujeme archivaci HR dokumentů v souladu s legislativou.
Mzdy včas a bezchybně pro 2 800 pracovníků
Klient využívá online docházku na našem portále, docházková data se do mzdového SW importují. Automaticky také zpracováváme příplatky a příspěvky na stravu. Zpracování mezd musí zohlednit specifika retailu, jako je práce na směny, sezónnost, vyšší fluktuace apod. Součástí našich služeb je i:
- zajištění přípravy a importu platebních příkazů do bankovního systému klienta,
- roční zúčtování daní zaměstnanců,
- roční vyúčtování zálohové a srážkové daně za společnost,
- výpočet povinného podílu ZPS,
- vypracování statistik,
- zastupování při jednání s místními úřady a státními institucemi v rámci kontrol,
- zpracování pracovních neschopností, mateřských a rodičovských dovolených přes e-podání,
- zpracování podkladů k pracovním úrazům,
- vystavování jednotlivých potvrzení pro zaměstnance,
- výpočet srážek ze mzdy v případě exekucí, součinnost a komunikace se soudy a exekutory.
Všechny pobočky klienta mají přístup na náš HR portál, díky kterému mají vždy přehled o stavu zpracování mzdové agendy, případně jaké podklady po nich požadujeme. Portál slouží také jako hotline pro dotazy a požadavky zaměstnanců a manažerů klienta, jsou v něm také k dispozici užitečné návody a nápovědy.
Každým rokem spolupráce automatizujeme další a další mzdové a HR procesy – našim cílem je šetřit čas klienta a jeho zaměstnanců, ale i Accace mzdového týmu. Automatizace vede nejen ke zrychlení každodenních činností, ale také ke snížení chybovosti a odstranění papírové administrativy.
- Zrušili jsme papírové osobní dotazníky a nahradili je elektronickými formuláři, data z nich importujeme z HR portálu do mzdového systému.
- Automaticky tvoříme pracovní smlouvy přímo na portálu, po schválení lze dokument hned vytisknout.
- Provozujeme hotline – zajišťujeme tak transparentní elektronickou výměnu dat s jednotlivými pobočkami i vedením klienta .
- Docházku pobočky evidují elektronicky, plánují směny, na základě kterých se provádí výpočet stravenek, evidují se přesčasy, dle plnění se počítají bonusové mzdové složky. Po uzavření měsíce se data přenesou rovnou do mzdového sytému.
- Daří se nám částečně automaticky zpracovat i agendu exekucí: dle předem nastavených údajů náš systém automaticky vytvoří odpověď na součinnost.
