Ač zní tento termín poněkud zastarale, správně sepsané vnitropodnikové směrnice mohou být pro každou společnost velmi užitečné, ba nezbytné. Jedná se o souhrn pravidel vytvořených účetní jednotkou, které mají sjednotit účetní postupy v rámci organizace. Používají se pro řízení, organizování a kontrolu firemních procesů. Využijete je ale i při personálních změnách, kdy vám pomohou ve firmě zajistit kontinuitu.

Některé směrnice jsou přímo stanoveny zákonem o účetnictví, další si může účetní jednotka vytvořit dle svých potřeb. Aby dobře sloužily svému účelu, nemusí být nijak rozsáhlé. Důležitější je samotný obsah a jeho pravidelná aktualizace.

Hlavní funkce směrnic

Kvalitně sestavené vnitropodnikové firemní směrnice mají zabezpečit především:

• Jednotnost a konzistentnost – pomáhají zajistit, aby účetní operace byly prováděny stejným způsobem v rámci celé společnosti, což minimalizuje riziko chyb a nepřesností.
• Transparentnost – umožňují jasně definovat postupy a pravidla, a tím zvyšují transparentnost účetnictví jednotky.
• Dodržování právních předpisů – zajišťují soulad s platnými právními předpisy a snižují tak riziko porušení zákonů i možných sankcí.

Povinné oblasti

Jak zmiňujeme výše, při tvorbě účetních směrnic je nezbytné zajistit soulad s právními předpisy, tj. zákony, příslušnými vyhláškami a účetními standardy. Tyto předpisy však pro svou obecnou platnost nemohou detailně upravit všechny situace, které mohou při vedení účetnictví u konkrétního subjektu nastat. Proto v některých případech předpisy stanoví povinnost pravidla a postupy konkretizovat, a to právě formou vnitřních směrnic.

Účetní jednotka by dle právních předpisů měla vypracovat směrnice alespoň pro následující oblasti:

• Účtový rozvrh – účetní jednotky mají povinnost sestavit účtový rozvrh, ve kterém uvedou účty potřebné k zaúčtování všech účetních případů a k sestavení účetní závěrky.
• Systém zpracování účetnictví a oběh účetních dokladů – zásady vedení účetnictví a způsob a organizaci oběhu účetních dokladů.
• Vymezení odpovědnosti a podpisové vzory – oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob v dané účetní jednotce.
• Úprava dlouhodobého majetku a nastavení odpisového plánu – součástí je i vymezení hodnotové hranice pro zařazení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku.
• Inventarizace majetku a závazků – způsob provedení inventarizace pro podmínky konkrétní účetní jednotky.
• Účtování o cizích měnách a kurzových rozdílech.
• Rezervy – tituly pro tvorbu rezerv, jejich výši a způsob jejich vytváření a používání.
• Zásady pro časové rozlišení nákladů a výnosů.

Pokud účetní jednotka vykazuje zásoby, měla by v souladu s právními předpisy vytvořit směrnici, která bude specifikovat její účtování. Stejným způsobem by měla účetní jednotka postupovat i pro oblast derivátů, odložené daně, konsolidačních pravidel či v případě operací s obchodním závodem.

Formu a náležitosti účetních směrnic legislativa neupravuje, jejich způsob vypracování je tedy v kompetenci příslušného subjektu. Obecně však lze říci, že směrnice by měla být srozumitelná, věcná, jednoznačná, přehledná a měla by mít návaznost na ostatní vnitřní předpisy dané organizace.

Směrnice by měly být každoročně revidovány tak, aby reflektovaly nejenom legislativní změny, ale i aktuální podmínky a potřeby konkrétní účetní jednotky.

Váháte, zda máte ve vaší společnosti tuto oblast řádně ošetřenu? Vnitropodnikové směrnice i další dokumenty pro vás rádi připravíme.

Barbora Fléglová

Senior Consultant | Accace s.r.o.

Napište nám

Klára Kašparová

Accountant | Accace s.r.o.

Napište nám