ZÍSKEJTE ZDARMA PŘÍSTUP K
Sledujeme nepřetržitě legislativní úpravy a pravidelně informujeme o změnách, které mohou mít dopad na vaše podnikání. Chcete i vy dostávat zajímavé odborné články a studie, užitečné tipy, informace o novinkách a legislativních změnách přímo do vaší emailové schránky?
Na co se můžete těšit? Nahlédněte do našeho Newsroomu .
Zašleme vám pouze informace, které budeme pokládat za užitečné pro vás a vaši společnost. S vašimi osobními údaji nakládáme v souladu se zásadami Ochrany osobních údajů a Prohlášení ke GDPR.
Nemůžete se přihlásit? Zkuste tuto stránku.
Každý startup jednou dospěje do bodu, kdy je třeba personalistiku více řídit a plánovat. Bez zavedení správných a fungujících postupů v oblasti mezd, personalistiky a HR nastane ve firmě o více lidech zákonitě chaos. Kromě toho, že to může otrávit do té doby motivující, nadšené a přátelské ovzduší ve firmě, mohou nastat i problémy s úřady a kontrolními orgány.
Pro začínající podnikatele i startupy na začátku jejich růstu jsme připravili přehledný e-book s návodem, jak si správně nastavit mzdové, HR a personální procesy, aby nebyly brzdou, ale hnacím motorem rozvoje.
E-book vychází z dlouholetých zkušeností se mzdovým účetnictvím, komplexními HR službami, pracovněprávním a daňovým poradenstvím. Stáhněte si e-book Mzdy, personalistika a HR ve startupu i užitečný checklist a v případě nejasností neváhejte kontaktovat naše odborníky.
Zaměstnavatele často překvapí, kolik povinností spojených se zaměstnáváním se na ně valí před i po podpisu pracovní smlouvy. Celý nástupní proces neboli onboarding je vhodné mít dobře nastavený už od prvního zaměstnance. I když se může zdát nastavování postupů u prvního zaměstnance jako zbytečné a časově náročné, v budoucnu jej velmi oceníte, protože jednou správně nastavený a fungující proces již nebude nutné upravovat, naopak bude čas váš i vašeho týmu šetřit.
Předtím než se společnost rozhodne zaměstnat svého prvního zaměstnance, je třeba si ujasnit základní parametry nově vznikající pracovní pozice, a to např. kolik a jaké práce má daný člověk vykonat, kolik mu může začínající společnost zaplatit a jak flexibilní tato pozice bude. Podle těchto očekávání následně zvolit, zda s daným zaměstnancem bude uzavřen pracovní poměr nebo podepsána jedna z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, tj. dohoda o pracovní činnosti (DPČ), nebo dohoda o provedení práce (DPP).
DPČ je limitována 20 hodinami za týden v průměru, DPP pak 300 hodinami za kalendářní rok a pracovní smlouva může být uzavřena na maximálně 40 hodin týdně (v některých specifických případech je maximální povolený rozsah i nižší). Všechny tyto smlouvy mohou být uzavřeny na dobu určitou nebo neurčitou.
Společnost Velký start s.r.o. by ráda vedle dvou zakladatelů zapojila do poskytování jejich služeb i dalšího nového kolegu či kolegyni na pozici softwarového analytika. V současné chvíli to vypadá, že práce pro nového člena týmu je v rozsahu cca 20 hodin týdně. Velký start s.r.o. má s ohledem na očekávaný rozsah práce možnost uzavřít s kandidátem DPČ nebo pracovní smlouvu. Kterou z nich má společnost zvolit?
Záleží především na provozních potřebách zaměstnavatele, jeho plánovaném růstu a dohodě s daným zaměstnancem. Hlavní rozdíly mezi pracovní smlouvou, DPP a DPČ jsou shrnuty v následujícím přehledu:
| Maximální rozsah pracovní doby |
40 hodin / týden | 300 hodin / kalendářní rok | průměrně 20 hodin / týden |
| Pojistné na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění | odvádí se vždy | odvádí se u příjmů nad 10.000 Kč za měsíc |
odvádí se u příjmů nad 3.999 Kč za měsíc |
| Příplatky ke mzdě |
je nárok | je nárok* | je nárok* |
| Dovolená |
min. 4 týdny / rok | je nárok** | je nárok** |
| Výpovědní doba |
min. 2 měsíce | min. 15 dnů | min. 15 dnů |
| Zákonné výpovědní důvody na straně zaměstnavatele | ano | ne | ne |
| Ochranná doba |
ano | ne | ne |
| Lékařská prohlídka |
ano | jen u rizikových prací | jen u rizikových prací |
| Rozvržení pracovní doby a uplatnění překážek v práci | ano | ano*** | ano*** |
| Zaručená mzda | ano | ne**** | ne**** |
* změna platná od 1.10.2023.
** změna platná od 1.1.2024.
*** překážky v práci se uplatní, tj. zaměstnavatel je povinen omluvit nepřítomnost, nicméně nenáleží náhrada odměny za tyto překážky, ledaže by byla výslovně sjednána.
**** nicméně platí zásada, že za stejnou práci náleží stejná mzda či odměna, proto je třeba dbát, aby osoby činné na základě dohody vykonávající stejné práce jako zaměstnanci v pracovní poměru, neměli nedůvodně nižší odměnu.
Podrobnější informace o základních pojmech českého pracovního práva najdete v e-booku Pracovní právo a zaměstnanost – průvodce českou legislativou.
Obecně jsou dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP a DPČ) méně formální a umožňující větší flexibilitu, jak na straně zaměstnance i na straně zaměstnavatele. Na druhou stranu pracovní smlouva nabízí zaměstnancům větší pocit jistoty a oběma stranám pevnější a užší vztah (zejména díky delší výpovědní době a řadě vzájemných práv a povinností). Pro zaměstnavatele ale může být negativem např. povinnost vyplácet odstupné při výpovědi z organizačních nebo zdravotních důvodů a také povinnosti při návratu zaměstnance z mateřské či rodičovské dovolené (pro více informací ohledně rodičovské a mateřské dovolené doporučujeme e-book Těhotenství, rodičovství a pracovní právo). Pracovní poměr je ale brán jako základní pracovněprávní vztah a je tedy nejčastější a nejtypičtější formou pracovněprávního vztahu.
Pro obecný přehled k daňovým povinnostem doporučujeme infografiku Zdanění v České republice: Nejdůležitější sazby daní a odvodů. Zajímají vás daňové dopady u DPP? Kdy může vzniknout povinnost podávat daňové přiznání naleznete v článku Dohody o provedení práce – kdy podat daňové přiznání?
Pro mnoho začínajících společností je zajisté lákává vidina ušetření nákladů při zapojení spolupracovníků – živnostníků, tedy osob samostatně výdělečně činných (OSVČ). K tomu je nutné dodat, že poměrně velké množství odborníků s vysokou mírou kvalifikace poskytuje svoje služby jako OSVČ na základě různých smluv (Smlouva o dílo, Smlouva o poskytování služeb, Smlouva o spolupráci apod.). Za OSVČ nemusí společnost hradit pojistné na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění nad rámec odměny jako u zaměstnanců (za odvody si odpovídá OSVČ sama a nadto jsou odvody významně nižší než u zaměstnanců), což zajisté představuje úsporu nákladů. Navíc spolupráce může být nastavena flexibilněji, protože nepodléhá omezením a minimálním standardům zákoníku práce.
Je však nutné mít na paměti, že při nevhodném nastavení této formy spolupráce se zaměstnavatel vystavuje poměrně velkému riziku vzniku zastřeného pracovního poměru neboli švarcsystému, který je ze strany kontrolních orgánů relativně často a tvrdě sankcionován, a to včetně doměření neodvedených zákonných odvodů a dalších sankcí. Při nastavování smluvních vztahů s OSVČ je proto nutné pečlivě zvažovat jednotlivé aspekty spolupráce a případná rizika. Tento typ smluv doporučujeme vždy konzultovat s odborníky.
Před samotným uzavřením pracovní smlouvy musí zaměstnavatel kandidáta informovat o právech a povinnostech, které pro něj z daného pracovního poměru budou vyplývat. Zaměstnanec naopak musí sdělit společnosti veškeré potřebné informace k platnému uzavření pracovního poměru a splnění povinností souvisejících s nástupem do zaměstnání:
Zaměstnanec musí zaměstnavateli vedle informací uvedených výše předat i následující dokumenty:
Na tomto místě upozorňujeme na jednu ze základních zásad pracovněprávních vztahů, a to že zaměstnavatel nesmí vyžadovat od zaměstnance informace (resp. doklady), které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce.
Velký start s.r.o. našel vhodného kandidáta na pracovní pozici softwarového analytika, pana Květoslava Chytrého, se kterým se dohodli na práci v pracovním poměru v rozsahu 20 hodin týdně. Velký start s.r.o. vytvořil vstupní dotazník pro účely získání všech potřebných informací od budoucích zaměstnanců. Pan Květoslav tento vstupní dotazník vyplnil a předal budoucímu zaměstnavateli spolu s veškerými požadovanými dokumenty.
Aktuálně je možné uzavřít pracovní smlouvu nejen v tradiční tištěné formě, ale rovněž v elektronické formě.
Podmínkou elektronického uzavření pracovní smlouvy je, aby zaměstnanec poskytl pro tyto účely zaměstnavateli písemně soukromou elektronickou adresu (obvykle půjde o email, ale může se jednat i o adresu účtu na sociálních sítích, WhatsApp atp.; nemůže se však jednat o e-mailovou či jinou elektronickou adresu zaměstnance zřízenou či provozovanou zaměstnavatelem). Poté, co je pracovní smlouva elektronicky uzavřena, musí zaměstnavatel zaslat finální uzavřenou verzi pracovní smlouvy zaměstnanci na jím poskytnutou soukromou elektronickou adresu.
Zaměstnanec bude mít právo od takto elektronicky uzavřené smlouvy písemně odstoupit do 7 dnů od doručení na jeho elektronickou adresu. Právo na odstoupení však zaměstnanec nemá, pokud již započal dle uzavřeného dokumentu plnit (tj. např. zahájil výkon práce).
Možnost elektronického uzavírání platí nejen pro pracovní smlouvu ale i pro jiné dvoustranné dokumenty, zejména prodohody o pracích konaných mimo pracovní poměr a rovněž dohody o změnách (tj. dodatky) pracovních smluv či dohod a rovněž pro dohody o rozvázání pracovního poměru či ukončení dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr.
Pracovní smlouva musí být se zaměstnancem uzavřena v jazyce, kterému zaměstnanec rozumí. Tato podmínka se uplatní i u ostatních pracovně-právních dokumentů. Všechny kontrolní orgány vyžadují při kontrolách předložení české verze dokumentů. Už při tvorbě dokumentů je proto vhodné myslet na to, že jejich znění musí rozumět jak zaměstnanci, tak případná kontrola ze strany příslušných orgánů. Pokud tedy společnost plánuje zaměstnávat cizince, doporučujeme připravit pracovní smlouvy a další pracovně-právní dokumenty rovnou ve dvojjazyčném provedení.
Pan Květoslav je Čech, proto s ním uzavřel Velký start s.r.o. pracovní smlouvu v českém znění. S ohledem na zamýšlený růst si ale Velký start s.r.o. rovnou připravil česko-anglickou variantu pracovní smlouvy, kterou bude moci v budoucnu podepisovat se zaměstnanci – cizinci.
Podepsanou pracovní smlouvu si v jednom originálním vyhotovení ponechá zaměstnavatel a jedno originální vyhotovení předá zaměstnanci spolu s mzdovým výměrem (pokud není mzda uvedená už v pracovní smlouvě) a popisem pracovní pozice (někdy také označovaným jako pracovní náplň či job description). V případě cizinců, k jejichž zaměstnání je potřeba nějaká forma povolení, doporučujeme vypracovat vyhotovení tři – jedno bude zpravidla předkládáno k žádosti o vydání daného povolení.
Pan Květoslav vedle jednoho vyhotovení podepsané pracovní smlouvy od společnosti Velký start s.r.o. obdržel mzdový výměr s uvedenou měsíční hrubou odměnou ve výši 30.000 Kč a dále popis jeho pracovní pozice, v němž je blíže specifikována náplň jeho práce coby softwarového analytika.
Podpisem pracovní smlouvy však povinnosti ani jedné ze smluvních stran nekončí. Zaměstnanec musí před nástupem do práce absolvovat vstupní lékařskou prohlídku. Zaměstnavatel může mít svého smluvního poskytovatele pracovnělékařských služeb nebo, pokud jsou u něj konány práce pouze 1. kategorie, tj. nerizikové práce, u nichž lze nepříznivý vliv na zdraví očekávat pouze ve výjimečných případech, může pracovnělékařské služby poskytovat i ošetřující (tj. zpravidla obvodní praktický) lékař daného zaměstnance. Pro tyto účely je vhodné, aby si zaměstnavatel vytvořil vlastní formulář, který mu lékař po provedení prohlídky vyplní.
Zaměstnanci musí absolvovat lékařské prohlídky pravidelně v závislosti na kategorii práce, kterou vykonávají. S rostoucím počtem zaměstnanců může být pro zaměstnavatele náročnější kontrolovat periodicitu lékařských prohlídek. Veškerou administrativu týkající se lékařských prohlídek, a to včetně sledování termínů a zajištění absolvování prohlídek, je možné outsourcovat na externí poskytovatele.
Pan Květoslav obdržel od společnosti žádost o provedení pracovnělékařské prohlídky, s níž se vydal za svým ošetřujícím lékařem. Lékař pana Květoslava vyšetřil, vyplnil formulář lékařské prohlídky a uznal jej práce schopným pro výkon práce softwarového analytika. Pan Květoslav zaplatil za provedení prohlídky 500 Kč a nechal si vystavit daňový doklad. Daňový doklad spolu s potvrzeným formulářem odevzdal pan Květoslav první pracovní den společnosti Velký start s.r.o., která náklady vstupní prohlídky hned proplatila.
Hned po podpisu pracovní smlouvy doporučujeme zaměstnavateli vytvořit osobní spis pro každého nového zaměstnance. Přesný obsah spisu není sice zákoníkem práce definován, ale smí obsahovat jenom písemnosti, které souvisí s výkonem práce. Osobní spis může zaměstnavatel vést u zaměstnanců s pracovní smlouvou, DPČ i DPP.
Pan Květoslav společnosti Velký start s.r.o. odevzdal formulář vstupní lékařské prohlídky, který si společnost může spolu s podepsanou pracovní smlouvou a informacemi ze vstupního dotazníku založit do jeho osobního spisu.
Součástí osobního spisu zaměstnanců bývají nejčastěji:
Složky lze vést v papírové nebo elektronické podobě. V obou případech je ale nutné myslet na zákonné archivační a skartační lhůty.
Pro shromažďování osobních údajů ve spisu nemusí mít zaměstnavatel souhlas zaměstnance, který by zde byl považován za nadbytečný. To ale platí jen v případě, že se jedná o údaje související s výkonem práce, jejichž zpracování zaměstnavateli ukládají příslušné předpisy. Oblast GDPR, včetně splnění povinné informační povinnosti ze strany zaměstnavatele, je vhodné upravit v samostatné interní dokumentaci zaměstnavatele.
Aby osobní spis zaměstnance plnil svoji funkci, je nutné jej udržovat aktuální, a proto je zaměstnanec povinen sdělovat zaměstnavateli veškeré relevantní změny související s jeho výkonem práce.
Nejpozději do sedmi dnů od vzniku pracovního poměru musí zaměstnavatel zaměstnance informovat o bližším obsahu pracovního poměru:
Pracovní smlouva pana Květoslava obsahuje povinné náležitosti, a to druh práce (doplněného samostatným dokumentem s bližším popisem práce), místo výkonu práce „Praha“ a den nástupu do práce. V pracovní smlouvě byla ujednána forma bezhotovostního převodu mzdy. Samotná výše mzdy a výplatní termín (15. kalendářní den v měsíci následujícím po vykonání práce) byly určeny mzdovým výměrem, který byl předán zaměstnanci při podpisu pracovní smlouvy. Velký start s.r.o. proto zbylé informace předá panu Květoslavovi v samostatném dokumentu, který obsahuje bližší označení místa výkonu práce jako adresu sídla společnosti, 5 týdnů dovolené, výpovědní dobu 2 měsíce a pracovní dobu rovnoměrně rozvrženou do každého pracovního týdne od pondělí do pátku.
První den zaměstnavatel předá zaměstnanci i pracovní, popřípadě i ochranné pomůcky, aby mohl začít řádně konat svoji práci a bylo při ní zajištěno jeho bezpečí.
Pan Květoslav si první den prošel prostory společnosti Velký start s.r.o., seznámil se s uspořádáním kanceláře a obdržel pracovní notebook spolu s nabíječkou i taškou a pracovní telefon včetně obalu. Převzetí všech uvedených věcí potvrdil v předávacím protokolu ve dvou vyhotoveních. Jedno si ponechal pan Květoslav a druhé společnost Velký start s.r.o., která si jej založila do jeho osobního spisu.
Zaměstnavatel může se zaměstnancem s ohledem na práci, kterou bude konat, uzavřít i následující dohody:
Byla-li se zaměstnancem podepsána jedna z výše uvedených dohod, zaměstnavatel si ji opět uloží do osobního spisu zaměstnance.
Zaměstnavatel je povinen zaměstnance proškolit ve dvou klíčových oblastech:
Kromě toho může být potřebné a vhodné zajistit i další školení. Tím může být např. školení řidičů či školení ve věci nakládání s citlivými údaji.
Stejně jako u pracovní smlouvy a dalších pracovněprávních dokumentů platí i pro oblast školení, že musí být provedeno v jazyce, kterému zaměstnanec rozumí. Z důvodu průkaznosti musí zaměstnanec účast na školení zaměstnavateli potvrdit (např. podpisem prezenční listiny, podpisem protokolu ze školení, elektronickým potvrzením o absolvování online školení atp.).
Pan Květoslav bude veškerá školení absolvovat v českém jazyce. Další zaměstnanec, paní Ljuba, která má nastoupit na pozici uklízečky, ale český jazyk dostatečně neovládá, proto musí Velký start s.r.o. paní Ljubu proškolit v jazyce, jemuž rozumí. V jejím případě se bude jednat buď o angličtinu nebo ukrajinštinu.
Zaměstnavatel musí každého nového zaměstnance nahlásit nejpozději do 8 kalendářních dnů u okresní správy sociálního zabezpečení. Pokud se jedná o úplně prvního zaměstnance, je třeba registrovat i samotného zaměstnavatele. Povinnost registrace zaměstnavatele je nutné provést i u zdravotní pojišťovny daného zaměstnance. U každého dalšího zaměstnance je pak potřeba zkontrolovat jeho zdravotní pojišťovnu a v případě, že je další zaměstnanec registrovaný u jiné zdravotní pojišťovny, musí se zaměstnavatel registrovat u této další zdravotní pojišťovny též (v ČR aktuálně působí 7 zdravotních pojišťoven – viz informace ZDE).
Velký start s.r.o. má s ohledem na zaměstnávání prvního zaměstnance více povinností. Začne tím, že se registruje jako zaměstnavatel u okresní správy sociálního zabezpečení, kde následně nahlásí i nástup pana Květoslava jako jejího zaměstnance. Pan Květoslav sdělil společnosti Velký start s.r.o., že je pojištěncem Oborové zdravotní pojišťovny („OZP“), proto Velký start s.r.o. následně registruje sebe jako zaměstnavatele u OZP, kterou rovnou informuje o zaměstnávání pana Květoslava.
Při nástupu paní Ljuby už má velký start ulehčenou práci, protože stačí u OSSZ registrovat jen paní Ljubu. Ta je však pojištěna u Všeobecné zdravotní pojišťovny („VZP“), proto se u VZP musí prvně registrovat Velký start s.r.o. a následně opět informovat pojišťovnu o zaměstnávání paní Ljuby.
Registrační povinnosti zaměstnavatele u zahájení zaměstnávání pokračují ještě dále. Musí se ještě registrovat jako plátce daně ze závislé činnosti na finančním úřadě do 8 kalendářních dnů od zaměstnání prvního zaměstnance.
V neposlední řadě je každý zaměstnavatel povinen hradit pojistné pro případ odpovědnosti za škodu způsobenou pracovním úrazem nebo nemocí z povolání u Kooperativa pojišťovny, a.s. (aktuálně jediný poskytovatel tohoto pojištění, který tuto činnost převzal od České pojišťovny, a.s.).
Velký start s.r.o. splní svoji registrační povinnosti jako plátce daně za závislé činnosti na příslušném finančním úřadě pro Prahu 10. Následně se prostřednictvím elektronického formuláře registruje u Kooperativa pojišťovny, a.s. jako zaměstnavatel a ve spolupráci s mzdovou účtárnou odvede pojistné v prvním měsíci následujícího čtvrtletí.
Pojištění vzniká ze zákona dnem vzniku prvního pracovněprávního vztahu, přičemž tuto skutečnost musí nový zaměstnavatel pojišťovně oznámit bez zbytečného odkladu. Pojistné se pak hradí v pravidelných čtvrtletních splátkách, jejichž výše vychází z převažující činnosti zaměstnavatele a z úhrnu mezd zaměstnanců.
Pokud mají zaměstnanci nařízený výkon rozhodnutí prostřednictvím srážky ze mzdy či jsou-li v insolvenci, je zaměstnavatel povinen o jejich zaměstnání dále informovovat exekutora, respektive insolvenčního správce.
U zaměstnávání cizinců je zaměstnavatel povinen splnit ještě následující:
Výše uvedené povinnosti platí jak u zaměstnávání občanů EU (kteří však nepotřebují oprávnění k výkonu práce ani k pobytu, k déletrvajícímu pobytu se však musí registrovat), tak i cizinců ze třetích zemí.
Pan Květoslav je Čech, u něj není nutné kontrolovat jeho oprávnění k pobytu a zaměstnání na území České republiky. Jinak tomu ale je u paní uklízečky Ljuby z Ukrajiny. Zaměstnavatel musí před nástupem do práce zkontrolovat její oprávnění k pobytu a k zaměstnání. Paní Ljuba je držitelkou zaměstnanecké karty a změnu zaměstnavatele řádně oznámila příslušnému odboru Ministerstva vnitra. Společnost si tuto kartu okopíruje a založí do jejího osobního spisu. Dále společnost informuje místně příslušnou pobočku Úřadu práce o jejím zaměstnávání a zapíše jí do evidence zaměstnanců – cizinců, kterou společnost Velký start s.r.o. vede. Na pracovišti, kde paní Ljuba uklízí, má zaměstnavatel bezpečně uloženu kopii její pracovní smlouvy.
Začínající společnosti se, stejně jako velcí hráči na trhu, snaží do svého týmu nalákat ty nejschopnější zaměstnance. Společnosti na rozjezdu ale mnohdy nemají tolik finančních prostředků, aby dokázaly žádané zaměstnance tzv. přeplatit, proto často lákají zájemce na různé benefity.
Konkrétní benefity, jejich nastavení, pravidla poskytování a čerpání, doporučujeme upravit ve vnitřním předpisu. Současné i budoucí zaměstnance pak postačuje s aktuálním zněním interního předpisu ohledně benefitu seznámit. Jakýkoli benefit je možno sjednat i individuálně s daným zaměstnancem v pracovní smlouvě či jiné dohodě s ním. Nevýhodou tohoto řešení je, že jakékoli změny týkající se daného benefitu či jeho zrušení musí zaměstnanec odsouhlasit. Proto je vždy praktičtějším a administrativně jednodušším řešením zakotvit benefit ve formě jednostranného interního předpisu zaměstnavatele, tím spíše, pokud se benefit týká většího počtu zaměstnanců.
Mezi benefity, s nimiž se v praxi u začínajících a menších společností setkáváme, patří:
Zde upozorňujeme, že poskytování benefitů má obvykle daňové dopady, které je nutno vzít v úvahu – některé benefity jsou daňově zvýhodněné (např. zmíněné příspěvky na stravování), některé naopak představují zdanitelný příjem na straně zaměstnance (např. užívání služebního vozu pro soukromé účely). Z tohoto důvodu doporučujeme konzultovat benefit před jeho zavedením s daňovými poradci.
Přehled dalších benefitů spolu s informacemi o zaměstnávání v České republice najdete také na našich stránkách v článku a e-booku Pracovní právo a zaměstnanost – průvodce českou legislativou.
Jedním z nejčastěji poskytovaných, zaměstnanci velmi oblíbených a často i vyžadovaných benefitů je umožnění práce na dálku (remote work) či z domova (home-office). Pro tyto účely vyžaduje zákoník práce uzavření písemné dohody o práci na dálku, která může být buď samostatná, popř. může být součástí pracovní smlouvy. Pokud se zaměstnavatel rozhodne tuto formu benefitu zaměstnancům poskytnout, měl by si hned z počátku zodpovědět několik otázek, a to například:
Právní úprava výkonu práce na dálku či z domova je v České republice nedostatečná a je třeba, aby si pravidla upravil zaměstnavatel. Nastavení fungování práce na dálku nebo z domova proto není radno nechat na později. Naopak, pokud je vizí společností dále růst (což předpokládáme) a tento benefit poskytovat i budoucím zaměstnancům, doporučujeme namísto dílčí úpravy v jednotlivých pracovních smlouvách investovat čas do přípravy komplexního interního předpisu s pravidly pro fungování home-office. Do tohoto vnitřního předpisu je vhodné zahrnout i informace týkající se BOZP, rozvržení pracovní doby, pracovních pomůcek a povinností zaměstnance v rámci home-office.
Maximální délka pracovní doby je upravena zákoníkem práce a činí 40 hodin týdně (méně u zvláštních pracovních režimů a zákonem stanovených náročných druhů práce), ale zaměstnavatel a zaměstnanec si mohou ujednat i kratší pracovní dobu, tak aby jim oběma vyhovovala.
Zaměstnavatel je povinen vést u každého zaměstnance evidenci pracovní doby. Evidence pracovní doby není totéž, co evidence docházky. Evidence docházky totiž vypovídá o tom, kolik času strávil zaměstnanec na pracovišti, ale již nic o tom, kolik hodin odpracoval. Evidence pracovní doby je na rozdíl od evidence docházky pro zaměstnavatele povinná a jedná se o častý předmět kontrol ze strany kontrolních orgánů.
Evidence pracovní doby slouží zaměstnavateli pro řádnou výplatu mezd. V evidenci pracovní doby musí být vyznačen začátek a konec odpracované směny, práce přesčas, noční práce a pracovní pohotovosti.
Pan Květoslav má ujednanou zkrácenou pracovní dobu v rozsahu 20 hodin týdně a každý den má odpracovat 4 hodiny. Evidenci pracovní doby si vede pan Květoslav v excelové tabulce, v níž rovněž vypisuje činnosti, kterým se daný den věnoval. Na konci měsíce odevzdává tento výkaz společnosti Velký start s.r.o. pro kontrolu a výplatu mzdy.
akým způsobem či formou má zaměstnavatel docházku evidovat není nikde blíže specifikováno. Evidence má však být přehledná a průkazná. Může se tedy jednat o evidenci v papírové podobě, excelovou tabulku nebo o evidenci pomocí docházkového systému.
V rámci rozvrhování pracovní doby musí zaměstnavatel zajistit i čerpání přestávky na jídlo a oddech, která musí být poskytnuta zpravidla maximálně po šesti odpracovaných hodinách v rozsahu minimálně 30 minut.
Pan Květoslav pracuje každý den 4 hodiny, proto mu není poskytována přestávka na jídlo a oddech.
Kromě přestávky na jídlo a oddech musí zaměstnavatel dodržovat při rozvrhu pracovní doby zaměstnanců i další limity:
Pro výplatu mzdy je rozhodně klíčová evidence pracovní doby, ta samotná ale nestačí. Pro zpracování a výplatu mezd potřebuje mzdové oddělení od zaměstnavatele následující:
Výše mzdy je pro lidi mířící do startupu sice o něco méně důležitá než možnost podílet se na inovacích, flexibilní práce nebo rychlý kariérní postup, ale určitě ji nelze podceňovat. Jaká tedy platí při nastavování mezd pravidla?
Minimální mzda představuje minimální zákonem danou výši odměny za výkon práce. V roce 2024 činí minimální mzda 18.900 Kč hrubého měsíčně za výkon práce v rozsahu 40 hodin za týden. Hodinová minimální mzda pak činí 112,50 Kč. Minimální mzda musí být dodržována nejen u zaměstnanců s uzavřenou pracovní smlouvou, ale i u DPP a DPČ.
Poslední novelou zákoníku práce byl zaveden nový mechanismus výpočtu minimální mzdy v důsledku transpozice evropské směrnice, která stanoví závazná pravidla pro stanovení minimální mzdy. V důsledku toho se v následujících letech očekává poměrně výrazný nárůst minimální mzdy, přičemž pro rok 2025 byla minimální mzda zvýšena na 20 800 Kč měsíčně. Spolu se zvýšením minimální mzdy se s účinností od 1. ledna 2025 ruší zaručená mzda v soukromém sektoru (ve veřejném sektoru zůstane zachována).
Zaručená mzda představuje minimální výši mzdy pro jednotlivé profese, a to podle zařazení do celkem 8 skupin dle nařízení vlády, které definuje výši zaručené mzdy podle náročnosti vykonávané práce. Práce konané v rámci 1. skupiny jsou nejméně náročné, zaručená mzda je proto rovna mzdě minimální. Zaručená mzda pak postupně stoupá se složitostí konané práce, až na úroveň 37.800 Kč hrubého měsíčně za práce konané v 8. skupině.
Pan Květoslav má pracovní dobu polovičního rozsahu, tj. 20 hodin týdně, a dle náročnosti jím konané práce odpovídá alespoň 6. skupině se zaručenou mzdou 26.600 Kč hrubého za 40 hodin týdně, tedy 13. 300 Kč hrubého za poloviční úvazek pana Květoslava. Ten má mzdu sjednanou ve výši 30.000 Kč hrubého a požadavek zaručené mzdy je u něj naplněn.
Jak bylo uvedeno výše, od 1. leda 2025 se v soukromém sektoru ruší zaručená mzda a platí pouze mzda minimální. Zaručená mzda bude nadále platit ve veřejném sektoru.
Hranice minimální a zaručené mzdy se pravidelně (zpravidla každoročně) mění, proto je důležité vždy sledovat jejich aktuální výši.
Zaměstnanci mají mít rovnou odměnu za stejnou práci nebo za práci stejné hodnoty. Rozdíly je možné odůvodnit pouze zákonem akceptovanými kritérii, a to např. rozdílnými nároky na odpovědnost a zkušenosti, pracovní výkonností apod.
Společnosti Velký start s.r.o. se daří, a proto uvažuje nad zaměstnáním dalšího softwarového analytika či analytičky na úvazek v rozsahu 0,75, tj. 30 hodin. Pro dodržení podmínky rovného zacházení nabízí společnost novému zaměstnanci odměnu ve výši 45.000 Kč hrubého za měsíc.
V praxi je poměrně běžné, že mzda v jednotlivých regionech se u zaměstnavatele liší, a to s odkazem na životní náklady v dané lokalitě. Nicméně dle aktuální judikatury musí být i lokální rozdíly v odměňování objektivně zdůvodněny v souladu se zákoníkem práce (např. rozdílná potřeba jazykové vybavenosti, odlišná míra psychické zátěže a stresu či různé nároky na znalosti produktů).
Zajímavá Vás výše vaší hrubé a čisté mzdy a konkrétní částky odvedené na sociální a zdravotní pojištění? Využijte naší přehlednou mzdovou kalkulačku.
Zaměstnavatel je vedle základní mzdy povinen zaměstnancům poskytovat následující příplatky za práci, a to v procentuální výši z průměrného výdělku zaměstnance:
Pan Květoslav pracuje částečně z domova a v rámci práce z home-office si může pracovní dobu rozvrhovat jak (s ohledem na péči o děti) potřebuje. Společnost Velký start s.r.o. však nemá zájem na tom, aby pan Květoslav pracoval o víkendu či v noci proto ve směrnici k home-office určila, že zaměstnanci jsou povinni práci konat kdykoliv v pracovní dny rozmezí 6:00 – 22:00 v rozsahu dle jejich pracovní smlouvy. Tímto Velký start s.r.o. určil základní časové hranice výkonu práce na dálku, aby zamezil možnosti práce v noci či o víkendu a příplatkům s tím souvisejícím.
Zpracování mezd je jedna z činností, které se společnosti často rozhodnou pro jejich nejen časovou náročnost outsourcovat. Do zpracování mezd patří shromáždění podkladů ke mzdám a samostatný výpočet hrubé a čisté mzdy, ale i spousta dalších souvisejících činností – zaslání přehledu o výši pojistného okresní správě sociálního zabezpečení, příprava výplatních pásek zaměstnancům, příprava příkazů k úhradě mezd na účty zaměstnanců, úhrada pojistného na zdravotní pojištění a sociální zabezpečení, příprava daní, zaúčtování mezd, výpočet zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele, povinnosti související s pracovními neschopnostmi, pracovními úrazy, provádění srážek ze mzdy a další. Specializované služby mzdové agendy a zpracování mezd nabízí mnoho poskytovatelů (např. zpracování mezd od Accace).
Společnost Velký start s.r.o. uvažovala jakou cestou se při zpracování mezd vydat. Když její zakladatelé viděli, jak časově a odborně je mzdová agenda náročná, rozhodli se raději věnovat vývoji softwaru a tuto oblast už s prvním zaměstnancem zcela outsourcovat, aby měli jistotu, že veškeré odvody a daně mají řádně odvedené a mzdy spočítané.
S jedním či pár zaměstnanci není většinou HR reporting aktuální a palčivou otázkou. S rostoucím počtem zaměstnanců je však potřeba lépe předvídat a plánovat, aby byl vždy dostatek správných lidí na správných místech. Vhodně nastavený mzdový, personální a HR reporting poskytuje ucelený přehled o efektivitě zaměstnanců, fluktuaci, mzdových nákladech, odpracovaných hodinách a mnoho dalšího. Manažeři a personalisté mohou díky dobře zvolenému reportingu snadněji a přesněji plánovat kroky vedoucí ke spokojenosti a efektivitě zaměstnanců.
Mezi obvykle požadované reporty ze strany zaměstnavatelů patří mzdové náklady, míra fluktuace nebo zůstatky dovolených včetně dohadných položek na konci účetního období. Někteří poskytovatelé zpracování mezd (např. Accace) nabízejí také vytvoření různých reportů, které mohou být pro budoucí rozhodování velmi užitečným nástrojem.
Na počátku se může společnostem jevit tvorba vnitřních předpisů a směrnic jako zbytečná zátěž a administrativa. Jak už bylo řečeno výše, vyplatí se do tvorby určitých dokumentů (např. směrnice na úpravu práce na dálku či směrnice o poskytnutí stravenek) investovat již s prvním zaměstnancem.
S jakýmkoliv vnitřním předpisem je nutné zaměstnance seznámit. Pokud jsou společnosti k dispozici vnitřní předpisy zahraniční mateřské společnosti, je nutné je pro použití v českém prostředí přeložit do českého jazyka, přizpůsobit české právní úpravě a oficiálním způsobem vydat jako interní dokument českého zaměstnavatele. Typicky se jedná o etické kodexy, kodexy chování, protikorupční směrnice apod.
Jak se společnostem postupně daří a počet zaměstnanců roste, roste také potřeba nastavení vnitřních procesů a vytvoření interních předpisů. Kvalitní vnitřní předpisy dokážou ušetřit cenný čas, protože s jejich pomocí není nutné jednotlivé otázky řešit individuálně s každým zaměstnancem zvlášť (např. dodatky k pracovní smlouvě z důvodu změny výše příspěvku na rekreaci, nebo příspěvku na auto), a také zajistí dodržování jednotných postupů a snížení rizik pro zaměstnavatele (např. směrnice upravující pravidla BOZP).
Mezi nejčastější vnitřní předpisy patří:
Obecně platí, že veškeré interní předpisy zaměstnavatele mají být stručné, přehledné, srozumitelné a aktuální. Dané předpisy reflektují potřeby konkrétního zaměstnavatele, kterému jsou doslova ušité na míru. I jejich vytvoření může společnost přenechat odborníkům na pracovní právo jako je např. Accace Legal.
V e-booku jsme se zaměřili na základní povinnosti a činnosti spojené se zaměstnáváním lidí. Jak společnost roste, personální agenda narůstá a hlásí se o slovo další oblasti – vzdělávání zaměstnanců, přeshraniční zaměstnávání, vysílání pracovníků do zahraničí, nábor většího množství lidí, potřeba sofistikovaného softwaru, docházkového systému a další.
S tím také úměrně stoupá počet lidí, kteří se ve společnost věnují mzdám a HR. Možnost, jak jim odlehčit především od rutinní činnosti a nechat jim více prostoru na plánování a rozvoj, je využití outsourcingu v oblasti mezd a HR. Co tím získáte?
Chcete mít jistotu, že na nic důležitého nezapomenete? Stáhněte si náš náš checklist a postupujte při zaměstnávání lidí krok za krokem, aby vám nic neuniklo.
Zpracování mezd | Personalistika | HR business partner | Online mzdový a HR portál | Online docházkový portál | Pracovněprávní poradenství | Daň z příjmů | Mezinárodní vysílání zaměstnanců a zaměstnávání cizinců | Analýza prostředí firmy a spokojenosti zaměstnanců
O Accace Česká republika
Accace je aktivním a spolehlivým partnerem společností, které hledají špičkové poradenské a outsourcingové služby. Na náročné potřeby klientů odpovídáme chytrými řešeními, moderními technologiemi, lidským přístupem a mezinárodním přesahem. V České republice je nás již téměř 270 a pracujeme pro více než 500 firem, od start-upů přes malé a střední podniky až k nadnárodním korporacím. V rámci skupiny Accace máme již přes 800 odborníků, kteří poskytují komplexní služby více než 2 000 zákazníků.
O Accace Circle
Celosvětově působí Accace pod značkou Accace Circle, což je obchodní uskupení profesionálních poradců a poskytovatelů BPO služeb. Spojuje nás zápal pro věc a důraz na špičkovou kvalitu poskytovaných služeb bez ohledu na státní hranice. Globální zastoupení máme ve více než 50 zemích a sdružujeme téměř 2 500 profesionálů. Naše klientela čítá více než 15 000 zákazníků z různých oborů, převážně středně velkých firem a mezinárodních společností z žebříčku Fortune 500. Měsíčně zpracováváme zhruba 200 000 výplatních pásek.
Přihlaste se a získejte zdarma přístup k důležitým novinkám a odborným informacím. Z odběru se můžete kdykoliv odhlásit. Přečtěte si, jak nakládáme s vašimi osobními údaji: Ochrana osobních údajů | Prohlášení ke GDPR.
Již jste přihlášeni? Potvrďte vaši e-mailovou adresu níže a PDF zamíří přímo do vaší e-mailové schránky.
