Od 1. 1. 2020 je vydávána již pouze 3dílná neschopenka, tzv. eNeschopenka.

Pro eNeschopenku vystavuje lékař tyto formuláře:

• 1. díl neschopenky – Hlášení o vzniku dočasné pracovní neschopnosti (elektronická forma);
• 2. díl neschopenky – Průkaz práce neschopného pojištěnce (tištěná forma); v tištěné formě vydáván lékařem automaticky do 31.12.2024. Od 1.1.2025 ČSSZ zavedla SMS a e‑mailová upozornění (notifikace) pro vznik, prodloužení a ukončení e‑neschopenky. Ta slouží jako alternativa k tištěnému potvrzení. Pokud pojištěnec nesdělí kontaktní údaje pro odeslání identifikátoru, musí lékař rozhodnutí vytisknout.
• 3. díl neschopenky – Hlášení o ukončení dočasné pracovní neschopnosti (elektronická forma).

Kromě těchto základních formulářů eNeschopenky se dále vystavuje:

• Potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti – ke 14. dni a každý další měsíc trvání (tištěná forma): pouze v případě pojištěnce jiného státu EU;
• Hlášení ošetřujícího lékaře – záznam změn týkajících se pracovní neschopnosti (elektronická forma).

Postup při dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance probíhá následovně:

• Nemocný zaměstnanec navštíví lékaře a ten rozhodne, že není schopný vykonávat práci;
• Lékař vystaví eNeschopenku buď ve svém certifikovaném softwaru nebo ve webové aplikaci na ePortálu ČSSZ;
• Po zadání čísla pojištěnce se lékaři automaticky vyplní údaje o zaměstnanci z registru ČSSZ, včetně údajů o zaměstnavateli; Zaměstnanec jen potvrdí správnost údajů;
• Lékař doplní diagnózu, datum vzniku pracovní neschopnosti a další doplňující údaje a vše elektronicky odešle na příslušnou SSZ;
• Lékař odešle zaměstnanci identifikátor o vzniku DPN prostřednictvím SMS nebo e-mailem. Zaměstnanec může také upřednostnit a vyžádat si jen výtisk od lékaře nebo oba způsoby kombinovat. Kontakty poskytne lékaři v ordinaci pro jednorázové použití;
• Zaměstnanec neprodleně informuje svého zaměstnavatele o nemožnosti vykonávat zaměstnání;
• Na ePortálu ČSSZ bude moci zaměstnavatel zjišťovat a ověřovat veškeré informace o pracovní neschopnosti zaměstnance, jejím počátku, trvání, místě pobytu zaměstnance a rovněž o jejím ukončení;
• Pokud zaměstnavatel požádal o zasílání upozornění o dočasné pracovní neschopnosti svých zaměstnanců (prostřednictvím ePortálu ČSSZ), obdrží bezprostředně po zadání lékařem do systému upozornění do své datové schránky (popř. ve zjednodušené podobě do emailu).

Zaměstnavatel se z ePortálu ČSSZ musí bezprostředně dozvědět:

• Že zaměstnanec byl uznán dočasně práce neschopným;
• Číslo rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti;
• Datum vzniku dočasné pracovní neschopnosti;
• Zda v rozhodnutí o vzniku dočasné pracovní neschopnosti ošetřující lékař vyznačil, že zaměstnanec uvádí nebo je podezření, že došlo k pracovnímu úrazu, úrazu zaviněnému jinou osobou, k požití alkoholu nebo zneužití omamných nebo psychotropních látek;
• Místo pobytu zaměstnance a rozsah a dobu povolených vycházek v období prvních 14 kalendářních dnů dočasné pracovní neschopnosti, případně jejich změny;
• Jméno, příjmení a adresu pracoviště ošetřujícího lékaře, název a adresu pracoviště poskytovatele zdravotních služeb, který vydal rozhodnutí o vzniku nebo o ukončení dočasné pracovní neschopnosti;
• Že došlo k ukončení dočasné pracovní neschopnosti;
• Datum ukončení dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance.

Návštěva lékaře a zahájení dočasné pracovní neschopnosti

Zaměstnanec se dostaví k lékaři, který po vyšetření zjistí, že zaměstnanec není schopen vykonávat své zaměstnání.

Lékař bude mít na výběr dva plnohodnotné způsoby, jak eNeschopenku vystavit, a to ve svém lékařském softwaru nebo v bezplatné webové aplikaci na ePortálu ČSSZ. Technické řešení nebude vyžadovat po lékařích využití elektronického podpisu ani žádného nového identifikátoru, bude využit systémový certifikát vydaný Státním ústavem pro kontrolu léčiv, který již lékaři používají pro potřeby eReceptu.

Ať již lékař použije speciální software či webovou aplikaci ePortálu ČSSZ, předvyplní se mu z registrů ČSSZ eNeschopenka s osobními údaji pacienta, včetně údajů o zaměstnavateli. Lékař doplní pouze diagnózu, datum vzniku pracovní neschopnosti, příp. další doplňující údaje.

Lékař elektronicky zašle první díleNeschopenky – Hlášení o vzniku dočasné pracovní neschopnosti – příslušné SSZ. Odešle zaměstnanci identifikátor o vzniku DPN prostřednictvím SMS nebo e-mailem. V případě, že zaměstnanec nesdělí kontaktní údaje nebo si vyžádá papírovou formu rozhodnutí, vytiskne lékařdruhý díl eNeschopenky – Průkaz práce neschopného pojištěnce (jedna strana formátu A5). Tento tiskopis dostane zaměstnanec a slouží pro záznamy kontrol ze strany ošetřujícího lékaře, ze strany ČSSZ a dále pro vyznačení potvrzení o trvání pracovní neschopnosti a jejím ukončení. Zaměstnanec jej nikam neodnáší, nepředává jej zaměstnavateli, nechává si jej pro uvedené účely. Pokud zaměstnavatel požádal o zasílání notifikací, dojde po odeslání hlášení ošetřujícího lékaře ČSSZ zároveň i k zaslání notifikace zaměstnavateli. Jinak bude notifikace zaslána neprodleně po zpracování hlášení v systémech ČSSZ (po verifikaci údajů) a případném došetření zaměstnancem SSZ.

Prokázání nemoci zaměstnance zaměstnavateli

Zaměstnanec je povinen neprodleně informovat o své dočasné pracovní neschopnosti zaměstnavatele, učiní tak způsobem předepsaným (obvyklým) u daného zaměstnavatele, tj. e-mailem, telefonicky atp. Ověřit tvrzení zaměstnance mohou zaměstnavatelé jednoduše elektronicky (viz k tomu dále).

Informace, které má zaměstnavatel k dispozici přes ePortál ČSSZ

Nicméně zaměstnavatel ohledně informace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti není odkázán pouze na aktivitu zaměstnance. Zaměstnavatel má k dispozici dva způsoby pro získání informací o dočasných pracovních neschopnostech svých zaměstnanců, a to prostřednictvím klientské zóny na ePortálu ČSSZ.

Zde jsou pro přihlášené uživatele nabízeny dvě služby, a to:

• Služba pro ověření či stažení údajů o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců:

Informace je možné stahovat prostřednictvím datových schránek. Nadto pro zaměstnavatele, kteří chtějí s eNeschopenkami pracovat přímo ve svém softwaru, je zřízena služba „Data zaměstnavatelům o dočasné pracovní neschopnosti“, která funguje přes kanál VREP (APEP), tj. kanál provozovaný pro příjem elektronických podání. Tato služba umožňuje průběžně automatizovaně stahovat do mzdového či personálního softwaru informace o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců.

Z tohoto informačního kanálu zaměstnavatel získá nejen údaje o vzniku, trvání a zániku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance, ale rovněž aktuální údaje o místě pobytu zaměstnance v době dočasné pracovní neschopnosti a povolených vycházkách.

Výstup umožňuje uložit soubor jako PDF, příp. XML.

• Zasílání automatických elektronických notifikací o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců:

Na žádost podanou prostřednictvím ePortálu ČSSZ je automaticky trvale zasílána informativní zpráva o vzniku, změně či ukončení dočasné pracovní neschopnosti, a to dle volby uživatele buď na email, kam je zasílána pouze informativní obecná zpráva, že došlo ke změně, kterou po té může zaměstnavatel ověřit ve službě dle předešlého bodu, či do datové schránky, kam je zasílána již komplexní informace ve formě PDF či XML.

Neověřená informativní zpráva je zasílána bezprostředně poté, co ČSSZ obdrží elektronicky informaci od lékaře o uznání dočasné pracovní neschopnosti.

Po zpracování jednotlivých hlášení eNeschopenky a došetření zaměstnancem ČSSZ pak budou zaměstnavateli odeslány kvalifikované výpisy z prvního dílu, ze třetího dílu, potvrzení o trvání neschopnosti a vybrané údaje z Hlášení ošetřujícího lékaře. Doba zpracování je podle okolností individuální v řádu hodin, či dní a ovlivní ji zejména správnost uváděných údajů na přijatých dokladech a případná nutnost jejich došetřování.

Notifikace zřetelem k ochraně osobních údajů obsahují jméno, příjmení, datum narození zaměstnance a datum vzniku pracovní neschopnosti.

Zaměstnavatel je prostřednictvím notifikační služby informován o dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance pouze v případě, že je zaměstnanec na základě účasti na nemocenském pojištění přihlášen do registru pojištěnců. V případě nástupu zaměstnance do zaměstnání je tedy žádoucí, aby zaměstnavatel oznámil tuto skutečnost a zaslal předepsaný tiskopis „Oznámení o nástupu do zaměstnání“ příslušné ČSSZ v co nejkratší lhůtě. V případě, že nebude pojistný vztah při zadávání lékařem ztotožněn, zaslání notifikace zaměstnavateli o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance bude následovat až po zpracování, resp. došetření takové eNeschopenky příslušnou ČSSZ.

Ke službám ePortálu ČSSZ se zaměstnavatel přihlašuje buď přes svou datovou schránku či za pomoci některého z prostředků v rámci Národní identitní autority („NIA“ – lze bezplatně zřídit na portálu eidentita.cz).

K využívání služeb ePortálu ČSSZ může zaměstnavatel pověřit svého zaměstnance či jinou fyzickou nebo právnickou osobu (např. účetní firmu). Pověření se uděluje za pomoci k tomu určených služeb ePortálu ČSSZ (pro přihlášené klienty), případně prostřednictvím interaktivních tiskopisů. Pověřené fyzické osoby pak mohou ke službám přistupovat prostřednictvím přihlašovacích údajů ke své datové schránce, nebo prostřednictvím prostředků NIA. V případě pověření právnické osoby je třeba, aby pověřila fyzickou osobu, která za ni bude jednat.

Služba obsahuje údaje o jednotlivých zaměstnancích (na základě jejich rodného čísla) nebo jde vygenerovat přehled všech zaměstnanců daného zaměstnavatele, u kterých ČSSZ aktuálně eviduje dočasnou pracovní neschopnost.

Postup zaměstnavatele po obdržení eNeschopenky

Podkladem pro omluvení nepřítomnosti v práci a výplatu náhrady mzdy v době prvních 14 dnů dočasné pracovní neschopnosti jsou pro zaměstnavatele informace od ČSSZ v elektronické podobě.Pokud má zaměstnanec k dispozici „Průkaz práce neschopného pojištěnce“, může existenci DPN prokázat jeho předložením.

Data o vzniku, trvání a ukončení dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance jde načíst do programů pro výpočet mzdy buď online přes kanál VREP, nebo pomocí importu XML souboru eNeschopenky.

Hlášení změn v průběhu pracovní neschopnosti

Lékař hlásí na příslušnou OSSZ elektronicky rovněž změny, ke kterým dojde v průběhu neschopenky – např. změnu pobytu, předání do péče jinému lékaři, změnu v nastavení vycházek. Zaměstnavatel si může tyto změny zjistit pomocí služby ePortálu ČSSZ.

Postup zaměstnavatele při skončení dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance

i. Dočasná pracovní neschopnost nepřesahující 14 dnů

Pokud lékař v prvních 14 dnech neschopenky při kontrole zaměstnance zjistí, že zaměstnanec je již schopen vykonávat své zaměstnání, postupuje, jak uvedeno níže pod bodem “Skončení pracovní neschopnosti”.

Pokud zaměstnavatel požádal o zasílání notifikací o DPN svých zaměstnanců, dojde po odeslání hlášení ošetřujícího lékaře ČSSZ zároveň i k zaslání notifikace zaměstnavateli do zvolené datové schránky zaměstnavatele, případně na email.

Ověřený údaj o ukončení neschopnosti bude moci zaměstnavatel rovněž získat prostřednictvím ePortálu ČSSZ.

Zaměstnavatel vyplácí náhradu za nemocenskou na základě takto zjištěných údajů.

ii. Dočasná pracovní neschopnost přesahující 14 dnů

Lékař po překročení 14 dnů neschopnosti zašle na příslušnou ČSSZ informaci o tom, že zaměstnancova pracovní neschopnost stále trvá. Tento údaj zaznamená současně do Průkazu práce neschopného pojištěnce. Pro zaměstnavatele již nevystavuje žádné potvrzení (dříve tzv. lístek na peníze).

Pokud zaměstnavatel požádal o zasílání notifikací, přijde mu zároveň tato informace do datové schránky. Verifikované údaje bude možno zjistit pomocí služby ePortálu ČSSZ.

Zaměstnavatel má v tomto případě povinnost zaslat neprodleně po uplynutí prvních 14 dnů trvání dočasné pracovní neschopnosti elektronicky Oznámení zaměstnavatele o žádosti zaměstnance o dávku s údaji potřebnými pro výpočet nemocenské. Na tomto oznámení zaměstnavatel uvede i bankovní účet, na který zaměstnanci vyplácí mzdu, případně uvede jiný způsob výplaty mzdy, a to v elektronické podobě na elektronickou adresu určenou okresní správou sociálního zabezpečení. Podklady pro provádění srážek z dávek nemocenského pojištění je možné zasílat buď elektronicky nebo v papírové podobě.

Do 14. dne trvání pracovní neschopnosti vyplatí nemocenskou zaměstnanci zaměstnavatel. Od 15. dne na základě obdržených údajů vyplácí zaměstnanci dávku nemocenského pojištění příslušná ČSSZ.

Zaměstnavatel má povinnost po návratu zaměstnance do zaměstnání zaslat elektronicky hlášení o případném výkonu práce zaměstnance v poslední den pracovní neschopnosti nebo v jejím průběhu.

Příslušná OSSZ na základě elektronicky zaslaných hlášení od lékaře a zaměstnavatele zpracuje výplatu nemocenského. Nemocenské se zaměstnanci vyplácí stejným způsobem, jakým je zaměstnanci vyplácena mzda, plat nebo odměna, pokud zaměstnanec nepožádá o jiný způsob výplaty nemocenského. Je-li zaměstnanci vyplácena mzda, plat nebo odměna v hotovosti na pracovišti, prostřednictvím držitele poštovní licence do ciziny nebo do ciziny na účet jiného peněžního ústavu než banky, bude se vyplácet nemocenské zaměstnanci způsobem, který zvolí zaměstnanec.

Skončení pracovní neschopnosti

Pokud lékař zjistí, že zaměstnanec je již schopen vykonávat své zaměstnání, má opět na výběr dva způsoby vystavení rozhodnutí o ukončení dočasné pracovní neschopnosti. Vybírá ve svém lékařském softwaru či na ePortálu ČSSZ příslušný případ dočasné pracovní neschopnosti a načtou se mu konkrétní údaje o této dočasné pracovní neschopnosti.

Lékař vystaví třetí díl neschopenky – Hlášení o ukončení dočasné pracovní neschopnosti, konečné diagnóze a odesílá hlášení o ukončení DPN elektronicky na příslušnou ČSSZ. Zaměstnanci současně vyznačí v Průkazu práce neschopného pojištěnce (pokud ho má zaměstnanec k dispozici, tj. nepožádal si o elektronické zasílání rozhodnutí) toto ukončení.

Pokud zaměstnavatel požádal o zasílání notifikací o DPN svých zaměstnanců, dojde po odeslání hlášení ošetřujícího lékaře ČSSZ zároveň i k zaslání notifikace zaměstnavateli do zvolené datové schránky zaměstnavatele, případně na email.

Zaměstnavateli, který požádal o notifikace, přijde do datové schránky ihned informace o ukončení neschopenky. Ověřený údaj o ukončení neschopnosti lze zjistit službou ePortál ČSSZ.