V Accace věříme, že budoucnost zpracování mezd a HR služeb stojí na technologiích. Proto jsme dali dohromady tým Global Payroll Technology, který propojuje odborníky na integrace, automatizaci a robotizaci procesů. Jejich úkolem je zjednodušit a zrychlit práci – od přenosu dat mezi systémy až po každodenní rutinní úkoly. Výsledkem je rychlejší zpracování mezd, méně chyb a více času na to, co je opravdu důležité – ať už pro klienty, nebo naše kolegy. V rozhovoru vám představíme, jak tým funguje v praxi a proč se bez jeho řešení dnes už neobejdeme.

Můžete nám krátce představit tým Global Payroll Technology? Jaká je jeho hlavní role v Accace?

Jana Kovářová: Tým Global Payroll Technology vznikl jako reakce na rostoucí očekávání klientů ohledně rychlejších, automatizovaných a integrovaných mzdových služeb. Tvoří ho specialisté z různých oblastí. Já spolu s Barborou Onofrejovou mám na starosti řízení provozu a projektů, aby vše probíhalo hladce a efektivně. Robin Hrabina, Tomáš Jalč a Radoslav Smaržík se věnují vývoji a údržbě automatizovaných řešení. Petr Kamenář a Pavel Grepl zajišťují konfiguraci IT systémů, bezpečnostní protokoly a přenosy dat. Naší hlavní úlohou je umožnit plně automatizované datové přenosy mezi HR a docházkovými systémy klientů a mzdovými systémy Accace – bez ručního zásahu. Zároveň se soustředíme na automatizaci a robotizaci rutinních činností. Naše služby nabízíme externím klientům i kolegům z různých servisních linií v Accace – od mezd a HR, přes daně, účetnictví a controlling, až po administrativu a projektové řízení.

Co všechno zahrnuje integrace mzdových systémů a proč je důležitá?

Tomáš Jalč: Integrace mezd je automatizovaný proces, při kterém integrační nástroj načítá, zpracovává, validuje a exportuje osobní, mzdová a docházková data z HR systémů klienta (Workday, SAP, Dayforce…) do formátů, které umí zpracovat mzdové systémy (Helios, Human, KS…) nebo HR portály. Díky tomu se minimalizuje ruční práce, snižuje chybovost a zvyšuje efektivita. Ruční přenos dat mezi klientem a mzdovým systémem může trvat i několik hodin. Integrace to zvládne během pár sekund.

“Jednoduše řečeno – jde o přenos dat z jednoho systému do druhého bez lidského zásahu. Stačí stisknout tlačítko. Hlavní přínos je v tom, že data jsou zpracovávána v reálném čase, všude jsou aktuální a mizí chyby způsobené ručním zadáváním.” – Jana Kovářová

Jak vypadá integrační proces od začátku do konce?

Jana Kovářová: Pokud mluvíme o zavedené integraci, je to většinou jednoduché – denně (obvykle v noci) se automaticky přijímá soubor, transformuje do formátu vhodného pro mzdový software a ukládá na určené místo, odkud je buď manuálně nebo automaticky nahrán do mzdového systému. Výsledky integrace jsou zasílány v notifikacích jak klientovi, tak mzdovému týmu. V Česku navíc připravujeme i Excel soubor se seznamem všech změn a nových zaměstnanců, kteří jsou přítomní v integračním souboru, aby účetní nemuseli luštit XML formát.
Pokud ale mluvíme o vývoji a zavedení integrace, je proces složitější: začíná analýzou systémů a procesů klienta, konzultacemi s mzdovými účetními a odborníky, vývojem, testováním a následně přechodem do ostrého provozu. Celý proces trvá zhruba šest měsíců a vyžaduje silnou podporu technických a HR týmů klienta.

A jak klientům pomáhají automatizace a robotizace?

Robin Hrabina: Používáme různé nástroje podle potřeb klienta. Nejčastěji VBA v Excelu, když je třeba převést strukturovaná data do finální podoby reportu. Úkol, který by manuálně trval 2–3 hodiny, se díky VBA dá zvládnout během pár sekund. Například u výpočtu stravenek: klient dodá data o absencích a VBA automaticky spočítá nárok každého zaměstnance. Pro širší automatizaci mimo Excel používáme RPA (Microsoft Power Automate), které zvládne například kontrolovat dokumenty od pojišťoven,posílat data na daňové úřady nebo zapisovat data do mzdových databází.

Jaké výzvy řešíte při implementacích – a jak je překonáváte?

Robin Hrabina: Nejdůležitější a zároveň nejnáročnější je správně definovat logiku procesu s klientem. Pokud není zadání úplné, výsledky neodpovídají očekáváním. Často se musí po testování logika upravit. Výzvou je také práce s různými formáty dat, výpadky webů nebo neúplnými soubory. Klíčem je myslet na tyto scénáře dopředu a nastavit robustní řešení.

Tomáš Jalč: Velkou část práce tvoří vysvětlit klientovi, co integrace znamená a jak funguje. Každá integrace je unikátní – i když dva klienti používají stejný systém, jejich nastavení se může lišit. Hodně času zabere i komunikace s mzdovými odděleními, aby chápala, jak integrace pracuje.

Jana Kovářová: Integrace i automatizace jsou vždy obousměrná spolupráce. Nejtěžší je vysvětlit, že „transformační  nástroj“, který soubor klienta zpracovává,  nečiní rozhodnutí, jen sleduje naprogramovaná pravidla,  a pokud klient nedodá data podle těchto pravidel, integrace selže. Častou výzvou je i podceněné testování ze strany klienta, které vede k chybám v ostrém provozu, což nás často vrací o několik kroků zpět. Řešením je neustálá komunikace, školení, trpělivost a připravené záložní plány.

Jaké dovednosti a zkušenosti váš tým odlišují od ostatních?

Robin Hrabina: Máme nejen technické znalosti, ale i praktické zkušenosti z reálných projektů – od mzdového reportingu po výpočet stravenek. Umíme definovat logiku, testovat a myslet na výjimky.

“Naše řešení jsou spolehlivá a uživatelsky přívětivá.” – Robin Hrabina

Jana Kovářová: Po více než čtyřech letech práce v integracích máme hluboké znalosti mzdových i HR procesů klientů. Jsem hrdá, jak se tým vyvinul – Tomáš se stal odborníkem na integrace a společně s Radem neustále transformační nástroj vylepšují, aby zvládal náročnější úkoly. Robin je „kouzelník“ v automatizaci a Barborka výborně zvládá vedení projektů i komunikaci s klienty. To, co nás odlišuje, je, že i když pracujeme s technologiemi, zachováváme lidský přístup a hledáme řešení, která opravdu usnadňují práci.

Jak vidíte budoucnost mzdových technologií? Jaké trendy sledujete?

Robin Hrabina: Budoucnost směřuje k větší automatizaci, integraci a zpracování dat v reálném čase. Rutinní činnosti převezmou stroje a lidé se budou moci věnovat práci s vyšší přidanou hodnotou. Sledujeme také nástup AI nástrojů, jako je Microsoft Copilot.

Tomáš Jalč: Souhlasím – poptávka po automatizovaných řešeních poroste nejen v oblasti mezd. Proto používáme .NET Core, který je ideální pro velké aplikace a moderní vývoj.

Jana Kovářová: Těším se na budoucnost. Díky AI si umím představit, že testování integrací bude v budoucnu zajišťovat chytrý systém a dokumentace se bude generovat automaticky. Fascinuje mě také, jaké možnosti nabízí RPA.

Co byste řekli někomu, kdo váhá, zda by mu integrace nebo automatizace mohly pomoci?

Robin Hrabina: Pokud váš tým tráví hodně času rutinní prací místo zlepšování procesů, automatizace může být zásadní změna. Ušetří čas a otevře prostor pro inovace.

Tomáš Jalč: Říkáme: „V jednoduchosti je krása.“

“Robotizace je součástí průmyslové revoluce, a i když změny mohou být bolestivé, ve výsledku život zjednoduší a zpříjemní.” – Tomáš Jalč

Jana Kovářová: Integrace a automatizace dokážou zásadně zefektivnit fungování firmy – zrychlit procesy, snížit chybovost a uvolnit ruce lidem, aby se mohli soustředit na strategické úkoly. Pokud si nejste jistí, doporučuji začít pilotním projektem v menším rozsahu a uvidíte přínosy v praxi. Náš tým je připraven klienta podpořit v každé fázi.

Chcete také využít sílu moderních HR technologií? Podívejte se, s čím vám můžeme pomoci.