V dnešním rychlém digitálním světě se právní prostředí neustále mění a přizpůsobuje technologickému pokroku. Jedna z významných inovací posledních let v Česku spočívá v digitalizaci notářských činností, která přinesla revoluci do tradičního procesu ověřování a podepisování dokumentů. Podívejme se na klíčové aspekty tohoto moderního přístupu a jak digitalizace ulehčuje život klientům i notářům.

Řada notářů již pohodlí online prostředí nabízí pro sepsání notářského zápisu v elektronické podobě. To znamená bez fyzické přítomnosti osoby u notáře, se zachováním ověření totožnosti na dálku prostřednictvím videokonference.

Celý postup jsme si prakticky vyzkoušeli jak při zakládání společností, tak při provádění změn v obchodním rejstříku. Je to opravdu velmi jednoduché, jak popisujeme podrobněji níže. Celá schůzka zabere pouze 5-10 minut.

Postup krok za krokem:

1. Proces začíná tím, že notář klientovi zašle odkaz k přístupu do virtuálního prostředí, tzv. jednačky. Jedná se o aplikaci Centrálního informačního systému Notářské komory České republiky, do které se klient přihlásí přes zvolený kvalifikovaný systém elektronické identifikace (prostřednictvím bankovní identity nebo Identity občana). Po vstupu do „jednačky“ notář ověří totožnost klienta pomocí jeho přihlašovacích údajů a digitální fotografie a porovná jeho podobu se záznamem v základních registrech. Tento proces ověřování zajišťuje integritu a autentičnost jednání.
   U Identity občana se počítá rovněž s možností, že notářský zápis na dálku mohou sepisovat také občané z jiných zemí EU, a to prostřednictvím tzv. International ID gateway. Jedná se o mezinárodní bránu, která propojuje identifikační prostředky z ostatních zemí EU s českými systémy elektronické identifikace.
2. Jakmile je klient ověřen, notář nahraje návrh notářského zápisu do „jednačky“, díky čemuž může klient provést kontrolu dokumentu v reálném čase. Tato transparentnost umožňuje klientům důkladně projít obsah notářského zápisu a předložit případné dotazy nebo komentáře související s dalším postupem.
   Pro urychlení jednání může klient zaslat všechny potřebné dokumenty s doložkou o autorizované elektronické konverzi notáři e-mailem nebo přes datovou schránku, popřípadě je může nahrát přímo do virtuálního prostředí „jednačky“.
3. Pokud jde o podepsání dokumentu, mají klienti možnost volby jednoho ze dvou způsobů. Mohou buď elektronicky podepsat dokument přímo v prohlížeči pomocí zabezpečeného doplňku vydaného Notářskou komorou České republiky („Komponenta podepisování dokumentů pro NKČR“), nebo jej podepsat samostatně na svém počítači použitím kvalifikovaného elektronického podpisu (v ČR poskytovaný např. autoritou PostSignum). Tento zjednodušený podpisový proces eliminuje nutnost fyzické přítomnosti, čímž šetří čas a náklady všech zúčastněných stran.
4. Notář následně vytvoří elektronický stejnopis notářského zápisu opatřený QR kódem, kvalifikovaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem. Tento elektronický stejnopis lze v případě potřeby převést do listinné podoby.
5. Klienti mají po ukončení schůzky možnost volby mezi tradiční fakturací a online platebními metodami.

Digitalizace notářských činností se uplatní i u dalších obchodně právních postupů, jakými jsou např. zasedání valných hromad společníků nebo akcionářů. Využitím virtuálního prostředí mohou společnosti tyto schůze provádět efektivně a bezpečně, bez ohledu na státní hranice. Nicméně je třeba, aby bylo ve společenské smlouvě nebo stanovách společnosti zakotveno, že se valná hromada může konat za použití technických prostředků.

Závěrem lze říci, že digitalizace notářských činností znamená pro Českou republiku významný a důležitý krok směrem k modernizaci právních postupů. Podařilo se nám výrazně zrychlit proces přechodu od tradičních notářských postupů k moderním elektronickým řešením a do digitálního 21. století. Elektronizace notářství zásadně zlepšuje podnikatelské prostředí, zvyšuje dostupnost pro klienty, a zároveň zachovává důvěryhodnost a bezpečnost právních transakcí.

Lenka Čtrnáctová

Corporate Services Consultant | Accace Legal s.r.o., advokátní kancelář

E-mail : 

Telefon : 

+420 222 753 480

Napište nám

Lenka Brummerová

Corporate Services Manager | Accace Legal s.r.o., advokátní kancelář

E-mail : 

Telefon : 

+420 776 030 774

Domluvit online schůzku