Případová studie: Výrobní společnost přišla ze dne na den o personalistku. Využila naši HR pohotovost

Středně velká výrobní společnost nás oslovila v kritické situaci, kdy ze dne na den přišla o svou HR specialistku. Bylo potřeba efektivně reagovat a pomoci klientovi stabilizovat HR agendu a znovu nastavit klíčové procesy. Přečtěte si případovou studii o tom, jak vypadá HR pohotovost, která propojuje HR, daňové a právní služby.

Výchozí stav: Zákazník v kritické situaci

Firma, která se specializuje na výrobu a distribuci průmyslových komponentů, zaměstnává přibližně 150 zaměstnanců. Klíčová HR specialistka, která měla na starosti veškeré personální záležitosti, nečekaně odešla z firmy. Tento náhlý odchod způsobil značné problémy, protože nebyly nastavené žádné záložní plány nebo procesy, které by tuto situaci pokryly.

Výzvy, které nás čekaly

Okamžitý výpadek HR služeb: Firma neměla žádného jiného zaměstnance s dostatečnými zkušenostmi v oblasti HR, který by mohl převzít zodpovědnost.

Nedostatek interních znalostí: Mnoho klíčových HR procesů bylo spravováno manuálně a neexistovala žádná dokumentace.

Právní a daňové otázky: Absence HR specialistky znamenala riziko neplnění právních a daňových povinností.

Morálka zaměstnanců: Náhlý odchod klíčového zaměstnance negativně ovlivnil morálku a stabilitu pracovního kolektivu.

Řešení: HR pohotovost ve všech klíčových oblastech

Rychlá reakce a nastavení priorit: Ihned po obdržení žádosti od klienta jsme svolali krizový tým složený z odborníků na HR, právo a daně. Prvním krokem bylo nastavení priorit a vytvoření plánu pro stabilizaci situace.

Dočasné zajištění HR funkcí: Převzali jsme veškeré klíčové HR funkce, včetně onboardingu nových zaměstnanců, přípravy pracovně právních a ostatních nástupních dokumentů, přípravy podkladů do mezd a sdílení všech potřebných informací do mzdové účtárny. Naši specialisté byli k dispozici na místě i vzdáleně, aby zajistili kontinuitu všech důležitých procesů.

Právní a daňová podpora: Naši právníci a daňoví poradci okamžitě začali pracovat na zajištění, že firma splňuje všechny právní a daňové povinnosti. Provedli jsme audity a kontroly, aby se minimalizovala rizika spojená s neplněním těchto povinností.

Komunikace se zaměstnanci: Organizovali jsme informační setkání se zaměstnanci a informovali je o situaci a o krocích, které podnikáme k zajištění stability a kontinuity. Tím jsme pomohli zlepšit morálku a zmírnit obavy zaměstnanců.

Dlouhodobé řešení: Po stabilizaci situace jsme pomohli klientovi s náborem nové HR specialistky. Před nástupem nové HR specialistky jsme připravili procesní mapy a postupy pro jednotlivé činnosti v HR. Jak chronologicky měsíčně, tak dle jednotlivých HR procesů. Zároveň jsme klientovi navrhli možnou daňovou optimalizaci v oblasti poskytovaných benefitů a přípravu chybějících interních předpisů naším právním oddělením.

Výsledky, kterých jsme společně s klientem dosáhli

Okamžitá stabilizace HR funkcí: Firma mohla pokračovat v běžných operacích bez omezení.

Plnění právních a daňových povinností: Díky našemu zásahu neměla problém v případě kontroly státních institucí a ani nebyla penalizována za žádná opomenutí.

Zlepšená morálka zaměstnanců: Otevřená komunikace a profesionální podpora pomohly obnovit důvěru a stabilitu v týmu.

Dlouhodobá odolnost: Firma nyní disponuje robustními plány a procesy, které minimalizují riziko podobných krizí v budoucnosti. A jako bonus optimalizovala poskytované benefity.

Závěr: HR pohotovost stabilizuje situaci, ale také připravuje do budoucna

Případová studie je ukázkou, jak rychle a efektivně lze reagovat na krizové situace v oblasti HR. Díky našemu komplexnímu přístupu jsme pomohli středně velké firmě v České republice překonat neočekávaný výpadek HR specialistky a zajistit kontinuitu klíčových procesů. Naše HR pohotovost nejen stabilizovala aktuální situaci, ale také položila základy pro lepší připravenost a odolnost do budoucna.