Papíry, složky, šanony… známe to všichni. Dokumenty se vrší, zabírají místo a často netušíme, co s nimi. Co musíme ze zákona uchovat? Co už můžeme vyhodit? A jak to celé udělat přehledně?

V Accace se s tím potkáváme denně – ať už jde o krabice dokumentů nebo o digitální složky. Přinášíme pár jasných odpovědí a tipů z praxe.

Proč se archivace nevyplatí podceňovat

Archivace není jen nutné zlo. Správně vedený archiv vám může ušetřit spoustu času, energie i problémů – třeba při kontrole z úřadu nebo při sporu s bývalým zaměstnancem.

Naopak nedbalá archivace může vést k pokutám nebo porušení pravidel GDPR. Navíc, když nevíte, co kde máte, těžko budete něco dohledávat.

Co musí zaměstnavatel uchovávat

Zákon přesně nestanovuje formu archivace, ale jasně říká, které dokumenty musíme evidovat. Patří mezi ně zejména:

• pracovní smlouvy a jejich dodatky, dohody o provedení práce a pracovní činnosti,
• mzdové listy a výplatní doklady,
• evidenční listy důchodového pojištění,
• dokumentace k daním ze závislé činnosti,
• záznamy o pracovních úrazech a bezpečnosti práce,
• potvrzení o zaměstnání a zdanitelných příjmech.

Uchovávat je možné v papírové i elektronické podobě – pokud je zajištěna bezpečnost a čitelnost dokumentu po celou dobu archivace.

Jaké jsou zákonné lhůty

Délka archivace se liší podle typu dokumentu. Několik příkladů:

• mzdové listy: 45 let,
• evidenční listy důchodového pojištění: 3 roky po předání ČSSZ,
• pracovní smlouvy, dohody, výpovědi: 10 let od ukončení pracovního poměru,
• daňové doklady k příjmům ze závislé činnosti: 10 let,
• doklady o školeních BOZP: zpravidla 10 let, některé až po dobu trvání pracovního poměru.

Doporučujeme vést si archivační plán nebo jednoduchou evidenci – ať už v excelové tabulce, nebo v systému. Pomůže vám sledovat, co a kdy může jít bezpečně do skartace.

Jak to děláme v Accace

V praxi často vidíme firmy, které archivují „raději všechno“. Výsledkem jsou desítky krabic, ve kterých se těžko orientuje.

Například: klient nám přivezl 100 krabic dokumentů. Po roztřídění a skartaci jsme jich vrátili jen 20 – zbývajících 80 už nebylo potřeba archivovat. Klient tak získal přehled, místo i čas.

Připravujeme také roční skartační protokoly – klient přesně ví, co může bezpečně zlikvidovat. Stejně postupujeme i s digitálními daty: po třídění připravíme výmazový protokol a jasně stanovíme datum, do kdy má být dokument uchován.

Pokud firma nemá vlastní archivační směrnici, připravíme ji na míru – tak, aby odpovídala předpisům a zároveň byla pro firmu praktická.

Kdy se do toho pustit?

Ideálně dřív, než budete archivem doslova zavalení. Dobře nastavený systém archivace není složitý, pokud víte, co dává smysl a co ne.

Pokud si nejste jistí, kde začít, nebo potřebujete přetřídit hromadu dokumentů, která vám leží za skříní (nebo na disku), ozvěte se nám. Zkušenosti máme – a pořádek v dokumentech vám ušetří víc, než si myslíte.

Jaroslava Tomečková

HR Outsourcing Manager | Accace Outsourcing s.r.o.

Napište nám